Как установить срок действия при совместном использовании файлов на Google Диске

Совместное использование файла с Google Диска — это отличный способ предоставить клиентам и подрядчикам доступ к документам без необходимости их загрузки. Если вы хотите, чтобы у людей был только временный доступ к файлам, вы можете установить автоматическую дату истечения срока действия, когда вы делитесь ими. Вот как.

Примечание. Чтобы использовать эту функцию как владелец документа, вам необходимо иметь платную учетную запись G Suite. Люди, с которыми вы делитесь документом, не нуждаются в платной учетной записи для просмотра документов.

Как установить дату истечения срока действия в файлах Google Диска

Запустите Google Диск, связанный с вашей учетной записью G Suite, щелкните правой кнопкой мыши файл, которым вы хотите поделиться, и затем нажмите «Поделиться» в контекстном меню.

Добавьте адреса электронной почты всех людей, которым вы хотите поделиться файлом, а затем нажмите кнопку «Отправить». Если вы отправляете приглашение в учетную запись Gmail, эти люди автоматически добавляются в список людей, которые могут получить доступ к файлу. Если вы отправите адрес другого типа, каждый получит электронное письмо со ссылкой на файл.

Теперь щелкните правой кнопкой мыши файл и снова нажмите команду «Поделиться».

На этот раз с открытыми опциями обмена нажмите ссылку «Дополнительно».

Рядом с контактной информацией каждого человека вы увидите значок таймера. Нажмите на нее, чтобы установить срок действия.

Отсюда щелкните раскрывающееся меню «Срок действия доступа», чтобы выбрать 7 дней, 30 дней или установить пользовательскую дату окончания срока действия.

Выбор опции «Пользовательская дата» открывает календарь для выбора более точной даты.

Если вы хотите установить срок действия для кого-либо еще, щелкните таймер рядом с его именем. Вы должны установить срок годности для каждого человека.

Наконец, нажмите «Сохранить изменения», чтобы завершить внесенные вами изменения для всех пользователей.

Здесь есть одна оговорка, о которой вы должны знать. По умолчанию пользователи, которым вы предоставили доступ, могут загрузить, распечатать или скопировать файл, и если они это сделают, они получат доступ к этим копиям после любой установленной вами даты истечения срока действия. Вы можете установить их разрешение только на просмотр, а затем включить «Отключить параметры загрузки, печати и копирования для комментаторов и читателей», чтобы предотвратить это, но эти люди не смогут редактировать документ.

Тем не менее, если у вас есть люди, которым нужен только временный доступ для просмотра или комментирования документа, эта функция отлично работает.

Оцените статью
TutoryBird.Ru
Добавить комментарий