Фотография uniinnsbruck
Профессора – одни из самых занятых людей. Они должны читать лекции, проводить рабочее время, работать с аспирантами и коллегами, посещать конференции и другие публичные мероприятия, а также проводить, публиковать и представлять исследования. Но даже несмотря на то, что у них мало времени, есть способы связаться с ними по электронной почте и получить своевременный ответ, чтобы вы могли продолжать выполнять свою работу с меньшими задержками.
Поместите Лицо в Имя
Идеально встретиться с профессором лично, прежде чем отправлять это первое электронное письмо. Представьтесь в течение первой недели в школе. Сообщите своему профессору о ваших интересах, ваших вопросах или о чем-то уникальном для вас. Показ того, что вы достаточно внимательны, чтобы лучше узнать их, побуждает их своевременно реагировать на ваши запросы. Чем лучше впечатление у тебя останется, тем лучше они тебя запомнят.
Когда придет время отправить первое электронное письмо с вопросами о назначении, ваш профессор сможет указать ваше имя. Это помогает им поместить вашу электронную почту в контекст. Если они уже успешно общались с вами в прошлом, они с большей готовностью будут общаться снова без колебаний. И, возможно, они уже поверят, что вы серьезный студент.
Используйте подробную строку темы
Тема сообщения – это все, что касается своевременного ответа на электронную почту. Прежде всего, когда люди получают электронную почту от отправителей, которых они не знают, они ищут в теме сообщения подсказки. Исходя только из строки темы, они могут удалять почту, которая выглядит спамовой или просто неважной для них.
Теперь профессора обязаны отвечать на электронные письма студентов по административным и учебным вопросам. Но сюжетная линия по-прежнему важна для быстрого доступа к вашему профессору. Составьте сюжетную линию так, чтобы, увидев ее, ваш профессор сразу открыл ее и прочитал, а не заполнял для последующего чтения. (Следующая цель – создать письмо таким образом, чтобы сразу после прочтения ваш профессор немедленно ответил, но об этом мы поговорим в следующем разделе.)
Поэтому перед отправкой вашего электронного письма сузьте его до его конкретной цели. Сформулируйте эту цель как можно более прямо в строке темы.
Вместо того, чтобы использовать «Я хотел бы записаться в ваш класс», укажите конкретно название класса и как они могут помочь вам записаться:
Чем конкретнее вы можете быть, тем легче сделать это для своего профессора. Особый заголовок позволяет им сразу увидеть, что от них ожидается.
Будьте вежливы и формальны
После того, как вы использовали хорошую сюжетную линию, вы должны убедиться, что ваше открытие не помешает вашему профессору прочитать полное сообщение. Вы не хотите говорить «Привет», а затем продолжить свое сообщение. Это задает непрофессиональный тон, который может стать препятствием для эффективного общения. Вы хотите ошибиться на стороне вежливости.
Напишите ваше сообщение как можно более вежливо и уважительно, даже если это означает допустить некоторую неточность. Например, предположим, что вы посещаете урок колледжа в течение лета, чтобы выполнить общие требования. Ваш инструктор не является технически профессором, но только начал преподавать неполный рабочий день в этом году.
Вы по-прежнему хотите называть их «Профессор», потому что это формально, вежливо, и это показывает, что вы стремитесь установить хорошее общение. Ошибка на стороне вежливости до исправления – когда ваш инструктор настаивает на том, чтобы вы называли их «г-н Боб »или« Джои ».
Вот несколько других способов сделать ваше сообщение вежливым:
- Всегда подписывайтесь со своим именем – желательно первым и последним, если в классе много учеников.
- Завершите предложение или фразу, которая демонстрирует вашу признательность за прочтение вашего сообщения. Это может быть предложение до подписания вашего имени, например: «Я ценю ваше внимание к этому профессору Джону». Или это может быть просто «Спасибо», за которым следует ваше имя.
- Оставайтесь на теме; постоянные изменения указывают на то, что вы не очень уважаете их время, поскольку у них, вероятно, есть сотни других электронных писем, к которым можно обратиться.
- Не думайте, что они будут делать то, что вы просите. Есть некоторые вещи, которые профессора должны сделать для студентов, например, дать вам разрешение на прохождение курса, если вы соответствуете требованиям. Но даже в этом случае не думайте, что они будут делать все, что вы просите. Вы не хотите показывать неуважение или давать им повод пересмотреть то, как и если они хотят помочь вам. Поэтому спросите вежливо, указав как можно меньше предположений.
Используйте правильные имена и метки
Как уже упоминалось, используйте соответствующие ярлыки в вашей конкретной теме и вежливо обращайтесь к своему профессору. Убедитесь, что у вас есть правильные метки, цифры, даты и время.Если вы не знаете время встречи или случайно ссылаетесь на неправильный тест, вашему профессору придется потратить дополнительное время, чтобы перепроверить и, возможно, еще раз отправить вам электронное письмо для ясности. Это превращает потенциально быстрый ответ на разговор, который охватывает несколько электронных писем.
Держаться ближе к делу
Когда вы касаетесь электронной почты или разглашаете больше (личной) информации, чем это необходимо для выполнения поставленной задачи, это в конечном итоге тратит драгоценное время чтения вашего профессора, а также ваше собственное время. Придерживаясь сути, это один из нескольких способов сократить время, затрачиваемое на отправку электронной почты, и сократить необходимость в написании дополнительных писем для разъяснения.
Вычеркните ненужные слова и фразы, например: «Мне было интересно, если», или «Вы думаете, что могли бы…» Вместо этого просто задайте вопрос. Может быть пугающе быть откровенным со своим профессором, но с практикой это не будет иметь место долго. Потому что вы научитесь понимать суть профессионально, и это укрепляет уверенность.
Вот пример сообщения, которое читается дольше и в более длинном виде отвлекает внимание:
Как видите, сжатая форма передает сообщение более эффективно:
Держать его коротким
Быть коротким – все равно что оставаться на месте. В идеале вам не нужно больше трех-четырех предложений в абзаце. И вы не хотите заполнять одно сообщение слишком большим количеством абзацев. Если только вы не поделитесь отзывами или личной историей, которая поможет вашему профессору познакомиться с вами и лучше понять, как они могут вам помочь.
Сделать прямой запрос
Даже если у вас есть отличная тема, вам все равно нужно следить за самим сообщением. Вы делаете это, направляя запрос напрямую. Это может быть понятнее, если вы сформулируете запрос как вопрос. Или, если вы используете открывающее окно «Пожалуйста… [запросите здесь]». Имейте в виду, что, если вы отправляете электронное письмо своему профессору просто для того, чтобы узнать его мнение по теме, это все же запрос, потому что вы просите, чтобы они нашли время поделиться что они знают
Сделайте ваш запрос настолько ясным, что у вашего профессора не будет вопросов о том, что вы о них спрашиваете. Если вы можете выполнить этот важный шаг, вы можете помочь своему профессору принять меры сразу после прочтения вашей электронной почты. И вы не только получите быстрый ответ от них, но и намного быстрее попадете в класс ожидания.
Следовать за
Даже если вы успешно применили вышеперечисленные принципы при отправке электронной почты своему профессору и не получили своевременного ответа, возможно, ваш профессор еще не получил вашу электронную почту или в настоящее время недоступен какое-то время. Не беспокойтесь о причинах, просто следите за вежливостью, если вы не получили ответа от них в течение двух дней. В разных кампусах действуют разные политики или культуры (даже если они не написаны) для того, что считается своевременным ответом, поэтому оно может варьироваться в зависимости от вашего учебного заведения или контекста.
Примените приведенные выше примеры принципов к вашему письму. Если по какой-то причине вы по-прежнему не можете дозвониться, может понадобиться еще одно электронное письмо через три-четыре дня (опять же, в зависимости от ситуации). Или это может быть время поговорить с вашим профессором лично. Если это так, убедитесь, что вы узнали от них, как лучше всего общаться по электронной почте.
Эффективное общение с вашим профессором по мере необходимости значительно повышает ваши шансы на успех в определенном классе. Сохраняйте эту коммуникацию своевременной, гладкой и продуктивной, чтобы вы могли сосредоточиться на своей работе.
