Некоторые медленные компании и правительственные учреждения могут не принимать документы по электронной почте, заставляя их отправлять их по факсу. Если вы вынуждены отправить факс, вы можете сделать это со своего компьютера бесплатно.
Ранее мы уже рассматривали способы электронной подписи документов без их печати и сканирования. С помощью этого процесса вы можете подписать документ цифровой подписью и отправить ее по факсу бизнесу – все на вашем компьютере и без какой-либо печати.
Как работают факсимильные аппараты (и почему они так неудобны)
Это не так просто, как должно быть. Все факсимильные аппараты подключены к простым старым телефонным линиям. Когда вы используете стандартный факсимильный аппарат, этот факсимильный аппарат выполняет телефонный звонок по указанному вами номеру. Факс по номеру получателя отвечает, и документ передается по телефону.
Этот процесс был изобретен до появления Интернета, и на данный момент он выглядит смехотворно архаичным. Чтобы выполнить факс, человек может напечатать документ, распечатать его и отсканировать его в факсимильный аппарат, который отправляет его по телефонной линии. Человек, получающий факс, может затем отсканировать отправленный по факсу документ и превратить его в цифровой файл. Они прошли полный круг – документ был отправлен с одного компьютера на другой с большим количеством дополнительной работы и потерянным качеством изображения.
В идеале вы сможете отправить документ по электронной почте или с помощью более безопасного онлайн-метода. Многие предприятия считают факс безопасным способом передачи документов, но на самом деле это не так – если кто-то прослушивает телефонную линию, он может легко перехватить все отправленные по факсу документы.
Невозможно подключиться к факсимильному аппарату напрямую через Интернет, поскольку он подключен только к телефонным линиям. Чтобы выполнить факс в Интернете, нам понадобится какой-то шлюз, который принимает документы через Интернет и передает документ на факсимильный аппарат. Вот где приходят перечисленные ниже сервисы. Дайте им документ, и они сделают надоедливую работу по набору факсимильного аппарата и отправке вашего документа по телефонной линии.
Вы можете отправить факс только с вашего компьютера, но …
Конечно, вы можете пропустить следующие сервисы. Microsoft Windows даже содержит приложение «Факс и сканирование», которое позволяет отправлять факсы. Суть в том, что вам нужно, чтобы ваш компьютер был подключен к телефонной линии – да, это означает, что вам понадобится модем для факса по телефонной линии. Вам также понадобится стационарная телефонная связь, и вы должны будете сказать людям, чтобы они не разговаривали по телефону, когда вы отправляете факсы, как в старые коммутируемые Интернет-дни. Конечно, если вы много отправляете факсы, вы можете заплатить за выделенную телефонную линию факса – это может даже понадобиться, если вы получаете много факсов.
Это явно не идеально. Конечно, если вам нужно отправить несколько факсов, купите факс или модем и подключите его к стационарному телефону. Но вам, вероятно, не нужно отправлять и получать факсы так часто – надеюсь, вам просто нужно отправлять случайные факсы всякий раз, когда вы сталкиваетесь с организацией, которая застряла в прошлом.
Сканирование документа или использование существующего цифрового файла
Основной процесс прост. Во-первых, вам нужно будет отсканировать документ, который вы хотите отправить по факсу, так же, как если бы вы собирались отправить этот документ по электронной почте. Если у вас нет сканера, попробуйте отсканировать его с помощью смартфона. Если документ уже есть файл на вашем компьютере, поздравляю – вам не нужно ничего сканировать.
Теперь, когда документ находится в цифровом виде, вы можете отправить его в службу, которая сделает раздражающую работу по факсу за вас.
Отправка факсов онлайн, бесплатно
Существует так много онлайн-сервисов факсимильной связи, что трудно принять обоснованное решение о том, какой из них выбрать. Первое, что нужно учитывать, это то, какой вы пользователь, как часто вы будете отправлять факсы и какие функции вам нужны.
Опытный пользователь: RingCentral Fax
Если вы собираетесь отправлять конфиденциальные факсы все время или работаете в компании и пытаетесь выбрать услугу, RingCentral Fax, частично принадлежащий Cisco и AT & T, вероятно, является лучшим выбором для ваших нужд, тем более, что у них много отличных функций безопасности и поддержка нескольких пользователей с отдельными линиями факса.
Он имеет все функции, которые вы можете себе представить, включая интеграцию с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, и вы даже можете получить бесплатный номер. У этого также есть много функций безопасности, которые были бы полезны для компаний или людей, которые передают безопасную информацию.
Конечно, если вы просто хотите отправить несколько факсов, вы можете подписаться на один из их дешевых тарифных планов, стоимость которого начинается ниже 13 долларов в месяц, а затем просто отменить их через месяц или два.
Случайный пользователь
Если вам нужно время от времени отправлять факс, мы рекомендуем MyFax, который позволяет отправлять до 10 бесплатных страниц без оплаты. Это не так много, но это больше страниц в месяц, чем большинству людей приходится отправлять по факсу в год. Если вам нужно отправлять больше страниц каждый месяц, вы можете перейти на обычный план.
Вам необходимо подтвердить свой адрес электронной почты, чтобы отправить бесплатный факс.
Получение факсов
Если вам нужно получать факсы, вам нужно зарегистрироваться на платную услугу. Служба должна будет установить специальный номер телефона для вашей линии факса, и это стоит денег. RingCentral, MyFax и многие другие сервисы сделают это, если вы заплатите.
К счастью, вы, по крайней мере, сможете получить бесплатную пробную версию – например, RingCentral предлагает 30 дней бесплатного приема факсов.
Существует много факсимильных служб, и если вам просто нужно отправлять случайные факсы, вы можете сделать это бесплатно, но если вы хотите получить факс, вам в конечном итоге потребуется подписаться на пробную учетную запись. , Вы всегда можете отменить, если хотите.
Изображение предоставлено: Мэтт Джиггинс на Flickr, Дэвид Фогтл на Flickr
