Если у вас есть учетная запись Office 365 (бесплатная или платная), то у вас есть OneDrive, приложение Microsoft для облачного хранения. Облачное хранилище отлично подходит для обмена файлами с другими людьми, поэтому давайте посмотрим, как оно работает в OneDrive.
Вы можете предоставить общий доступ к файлам OneDrive из папки OneDrive на вашем компьютере («клиентский интерфейс»), веб-интерфейса Office 365 или мобильного приложения OneDrive. Какой метод лучше всего, зависит от вашей ситуации и предпочтений, но Microsoft активно продвигает свои облачные предложения, и это расставляет приоритеты в интерфейсе OneDrive. Не будем слишком откровенны, но веб-интерфейс Office 365 и приложение OneDrive намного красивее и изысканнее, чем интерфейс клиента. Интерфейс клиента также имеет по меньшей мере семь различных способов обмена, некоторые из которых являются похмелья от способов обмена вещами в более старых версиях Windows. По этим причинам мы сосредоточимся здесь на совместном использовании через приложение OneDrive и веб-интерфейс OneDrive.
Совместное использование (и удаление) файла с помощью приложения Mobile OneDrive
Microsoft явно приложила некоторые усилия к своему приложению OneDrive, потому что возможность совместного использования проста и понятна. Мы будем использовать приложение Android для наших примеров здесь, но приложение iOS похоже. Мы укажем, когда есть существенные различия.
Чтобы поделиться файлом (или папкой), коснитесь трех точек рядом с ним.
Нажмите «Поделиться» в появившемся меню.
Это открывает возможности обмена. По умолчанию OneDrive позволяет пользователям, которым вы предоставляете доступ к файлу, редактировать этот файл. Вы можете изменить это только для просмотра, нажав стрелку рядом с «Можно редактировать» и изменив его на «Может просматривать» вместо этого. Вы также можете «Установить дату истечения», что означает, что файл будет доступен только в течение определенного периода.
Примечание. В мобильном приложении для iPhone или iPad они работают несколько иначе. Вы увидите ссылку «Только для просмотра» в меню общего доступа, чтобы отключить редактирование. Вы увидите опцию «Настройки ссылок», которая позволяет вам установить срок действия.
После того, как вы установили эти параметры по своему усмотрению (или просто оставили их с настройками по умолчанию), вы можете поделиться своим файлом. В верхней части параметров общего доступа находятся параметры общего доступа OneDrive по умолчанию.
Они предоставляют следующие методы обмена:
- Копировать ссылку. Создает URL-адрес и копирует его в буфер обмена, чтобы вы могли вставить его в любое удобное для вас место. Эту ссылку может использовать любой.
- Пригласить Люди . Отправляет ссылку на один или несколько адресов электронной почты, которые вы выбираете из своих контактов или вводите вручную. Эту ссылку могут использовать только те люди, которым вы ее отправили.
- Отправить . Файлы . Позволяет отправлять файлы кому-либо. Вы можете отправить файл, используя электронную почту, или любое другое коммуникационное приложение на вашем телефоне, например Slack или WhatsApp. В отличие от «Скопировать ссылку» или «Пригласить людей», которые предоставляют ссылку, по которой люди могут щелкнуть, это отправит копию файла. Ссылки могут быть «неразделенными», когда вы захотите, но как только вы отправите кому-нибудь файл, он может сохранить его навсегда, поэтому используйте его, только если вы не против того, чтобы получатель сохранил файл.
- Outlook . Если на вашем телефоне установлен Outlook, откроется электронное письмо со ссылкой для отправки кому-либо.
Ниже этих параметров указаны все приложения и методы, которые ваш телефон предоставляет для обмена файлами, будь то Slack, WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, электронная почта или любое другое приложение, которое вы установили. Нажмите на соответствующий значок и следуйте инструкциям, чтобы поделиться файлом.
Чтобы отменить обмен файлом, коснитесь трех точек рядом с ним и щелкните значок информации.
Это откроет свойства файла и покажет, с кем вы поделились файлом внизу.
Нажмите ссылку «Можно редактировать» (или «Можно просмотреть», если вы предоставили доступ к файлу только для просмотра) и выберите «Остановить совместное использование» из всплывающего меню. Нажмите «ОК», чтобы остановить совместное использование файла.
Совместное использование (и удаление) файла через веб-интерфейс O365
Войдите в Office 365 и перейдите к OneDrive.
Выберите файл, которым вы хотите поделиться, и нажмите «Поделиться» в строке меню вверху.
При этом отобразятся параметры общего доступа к файлу, и они очень похожи на приложение OneDrive – параметр общего доступа по умолчанию позволяет людям редактировать файл, которым вы делитесь с ними, и вы можете установить дату истечения срока действия, если вы хотите, чтобы файл был только для совместного использования в течение определенного периода времени
Опция, доступная только в веб-интерфейсе OneDrive, заключается в защите файла паролем, нажав «Установить пароль». Это означает, что когда вы создаете и отправляете ссылку на файл, человек сможет открыть ссылку, только если он получил пароль. Для безопасности это полезная функция, которую стоит использовать, если вы хотите поделиться чем-то чувствительным.
Два основных варианта отправки ссылки: «Получить ссылку» и «Электронная почта».
- Получить ссылку . Создает ссылку, которую можно скопировать и вставить в любое место. Эта ссылка будет работать для всех, кто ее имеет.
- Электронная почта: . Открывает веб-почту, содержащую ссылку, где вы можете ввести один или несколько адресов электронной почты и сообщение. Эта ссылка будет работать только для людей, получающих к ней доступ по указанным вами адресам электронной почты.
Нажмите «Еще», чтобы отобразить конкретные службы, в которых вы можете поделиться. На момент написания этой статьи эти службы ограничены Facebook, Twitter, LinkedIn и Weibo, и при нажатии на одну из них открывается новое окно, в котором вы можете войти в эту службу и опубликовать ссылка. Почему Microsoft выбрала эти четыре службы, является вопросом предположения, хотя они владеют LinkedIn, и Facebook, Twitter и Weibo, вероятно, держат счета между ними для приличной части интернет-населения, но почему четыре приложения, а не пять или шесть , или больше? Мы не уверены, но если вы хотите поделиться файлом в другом приложении, нажмите «Получить ссылку» и вставьте ссылку в приложение по вашему выбору.
Чтобы отменить обмен файлом, выберите его и щелкните значок информации в правом верхнем углу страницы OneDrive.
Это поднимет свойства файла. Нажмите «Управление доступом», чтобы узнать, с кем вы поделились файлом.
Появится список ссылок для обмена, показывающий, кто имеет доступ к файлу и какие у них есть разрешения.
Чтобы изменить разрешения, например, сделать редактируемый файл доступным только для просмотра или добавить защиту паролем, щелкните стрелку под ссылкой. Чтобы остановить общий доступ к файлу, нажмите «x» рядом с ссылкой. Появится предупреждающее сообщение.
Нажмите «Удалить ссылку», чтобы прекратить публикацию файла. Это приведет к удалению только этой ссылки, поэтому, если вы хотите полностью прекратить общий доступ к файлу, вам придется удалить все ссылки для общего доступа, которые вы для него создали.
