Microsoft OneNote 2016 – отличный бесплатный инструмент для создания заметок, причем не только для вас, но и для совместной работы над заметками и проектами с другими людьми, такими как коллеги или члены семьи. Мы покажем вам несколько разных способов поделиться своими записными книжками OneNote.
Чтобы поделиться своими заметками и блокнотами в OneNote 2016 с другими, убедитесь, что ваш блокнот синхронизирован с вашей учетной записью OneDrive в Интернете, чтобы другие имели к нему доступ. Это синхронизирует его с Интернетом, но не делает его автоматически доступным для других. Чтобы сделать это, вы должны вручную поделиться им с другими, чтобы они могли его просматривать и, если хотите, редактировать.
Чтобы получить доступ к различным инструментам для обмена заметками и записными книжками в OneNote 2016, перейдите на вкладку «Файл».
На экране за кулисами нажмите «Поделиться» в списке элементов слева.
Как поделиться ноутбуком с кем-то через электронную почту
Вы можете пригласить людей для просмотра или редактирования своей записной книжки, отправив им электронное письмо, используя опцию «Поделиться с людьми» на экране «Поделиться записной книжкой». Только люди, которых вы специально пригласили, смогут получить доступ к вашей записной книжке. Параметр «Поделиться с людьми» используется по умолчанию, поэтому он выбирается автоматически на экране «Совместное использование записной книжки».
Введите имя или адрес электронной почты в поле «Введите имена или адреса электронной почты». Если вы введете имя в адресной книге Outlook, вам будут предложены контакты, которые соответствуют имени или адресу электронной почты, которые вы начали вводить, чтобы вы могли легко выбрать нужного вам человека. Вы также можете нажать кнопку «Поиск в адресной книге контактов» справа от поля «Введите имена или адреса электронной почты». Чтобы поделиться своей записной книжкой с несколькими людьми, поставьте точку с запятой между каждым адресом электронной почты.
Когда вы делитесь записной книжкой с другими, вы можете разрешить им просматривать записную книжку или редактировать ее. Чтобы указать, могут ли они редактировать записную книжку, выберите «Можно редактировать» или «Можно просмотреть» в раскрывающемся списке справа от поля «Введите имена или адреса электронной почты».
Если вы хотите включить сообщение для получателей электронной почты, введите примечание в поле под адресом электронной почты.
Нажмите «Поделиться», чтобы отправить ссылку людям, с которыми вы решили поделиться блокнотом.
Человек, с которым вы поделились записной книжкой, будет добавлен в список «Общий доступ» в нижней части экрана.
Если вы решили отозвать доступ для кого-то, с кем вы поделились записной книжкой, щелкните правой кнопкой мыши на человеке в списке «Общий доступ с» и выберите «Удалить пользователя» во всплывающем меню. Вы также можете изменить разрешение для этого человека в этом меню.
Люди, которым вы отправили приглашения, получат электронное письмо с кнопкой «Просмотреть в OneDrive».
Когда они нажимают кнопку «Просмотреть в OneDrive» в сообщении электронной почты, в OneNote Online открывается записная книжка, где они могут просматривать и редактировать в зависимости от того, какое разрешение вы им установили.
Если вы позволяете пользователям, которым вы поделились записной книжкой, редактировать ее, кнопка «Редактировать в браузере» доступна в OneNote Online.
Как поделиться записной книжкой, используя ссылку
Совместное использование записной книжки OneNote по ссылке похоже на совместное использование с людьми по электронной почте. Основное отличие состоит в том, что когда вы делитесь записной книжкой с людьми по электронной почте, а затем решаете, что хотите отозвать доступ к записной книжке, вы должны удалить каждого пользователя отдельно, как обсуждалось в предыдущем разделе. Но совместное использование блокнота по ссылке позволяет одним щелчком мыши отозвать доступ ко всем, кому вы поделились блокнотом.
Чтобы получить ссылку для общего доступа, откройте экран «Поделиться блокнотом», как описано в начале статьи. Нажмите «Получить ссылку для обмена» в разделе «Поделиться».
Чтобы получить ссылку для общего доступа, которая позволит пользователям просматривать блокнот, но не редактировать его, нажмите «Создать ссылку» справа от «Просмотр ссылки».
Ссылка отображается в поле под View Link. Выберите текст ссылки и нажмите Ctrl + C на клавиатуре, чтобы скопировать его.
Вы можете отправить ссылку по электронной почте людям, с которыми вы хотите поделиться записной книжкой. Вы также можете поделиться этой ссылкой с другими пользователями, используя социальные сети, программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями, программное обеспечение для совместной работы, размещение ссылки на веб-сайте или любые другие методы, которые вам подходят.
Когда они щелкают по ссылке в сообщении электронной почты, записная книжка открывается в OneNote Online, как и в случае с использованием параметра «Поделиться с людьми» в предыдущем разделе. Обратите внимание, что поскольку мы открыли общий доступ к блокноту с помощью View Link, кнопка «Редактировать в браузере» отсутствует, и блокнот редактировать невозможно.
Если вы хотите сотрудничать с кем-то в блокноте и позволить им вносить изменения в блокнот, нажмите кнопку «Создать ссылку» справа от «Редактировать ссылку».
Как и в случае с View Link, вы получите ссылку, которую можете скопировать и отправить кому-либо.
Чтобы отменить доступ к блокноту, просто нажмите кнопку «Отключить ссылку» рядом с типом ссылки, которую вы хотите прекратить предоставлять. Каждый, у кого есть эта ссылка, не сможет получить доступ к блокноту.
Как поделиться записной книжкой в формате PDF
В обоих вышеупомянутых случаях пользователи, которым вы предоставляете общий доступ к блокноту, получают доступ ко всему блокноту. Возможно, вы хотите поделиться только определенным разделом или только некоторыми заметками в блокноте. Вы можете создать файл PDF, содержащий заметки, разделы или весь блокнот, и отправить этот файл всем, кому вы хотите поделиться блокнотом. Нажмите на эту ссылку для получения инструкций по экспорту заметки в формат PDF.
Как поделиться записной книжкой со встречей
Вам больше не нужно делать заметки самостоятельно на собраниях. Вы можете поделиться записью OneNote с другими участниками собрания, чтобы они также делали заметки. Таким образом, вы можете быть уверены, что не пропустите важный элемент действия или ключевое решение, принятое во время встречи.
Если вы посещаете сетевое собрание в Skype или Lync, которое было запланировано с помощью Outlook, вы можете поделиться записной книжкой с другими участниками собрания, используя параметр «Поделиться с собранием» на экране «Совместное использование записной книжки». После того, как вы нажмете кнопку «Поделиться с собранием» и выберете совещание, в котором вы участвуете, всем посетителям собрания отправляется ссылка на блокнот. Они могут получить доступ к блокноту, и каждый может добавить к блокноту одновременно.
Вы также можете использовать один из методов, описанных в предыдущих разделах, чтобы поделиться записью OneNote с другими участниками собрания.
Как переместить общую записную книжку
Если вы поделились записной книжкой, и теперь вам нужно переместить эту записную книжку в другое место, вы можете переместить записную книжку, но это не так просто, как просто выбрать новое местоположение. Вам нужно будет уведомить всех, с кем вы поделились записной книжкой, и следовать этому процессу, чтобы фактически переместить записную книжку в новое место.
OneNote – отличная программа для сбора информации, мозгового штурма, обмена заметками с друзьями или коллегами, а также для доступа к заметкам и документам практически на любом устройстве. Если вы использовали Evernote и хотите перейти на OneNote из-за более ограниченного бесплатного плана или более дорогих платных планов, Microsoft теперь предоставляет бесплатный инструмент для простого перехода с Evernote на OneNote.
