Microsoft Flow – это основанная на триггерах система для создания автоматизированных рабочих процессов. Доступно множество шаблонов, но если они вам не подходят, то вот как создать совершенно новый поток с нуля.
Вам понадобится бесплатный или платный план для использования Flow, поэтому вы можете подписаться на него, если вы этого еще не сделали. Перейдите в панель запуска приложений Office 365 (девять точек в верхнем левом углу) и нажмите кнопку «Поток», чтобы запустить его.
Шаг первый: создайте новый поток
На первой странице вы попадаете прямо в шаблоны, но мы собираемся создать Поток с нуля, поэтому нажмите «Мои потоки» в меню слева.
Если вы никогда ранее не создавали поток, эта страница будет пустой; в противном случае он будет содержать любые потоки, которые вы ранее создали. Нажмите «Создать»> «Создать с нуля», чтобы начать новый поток с нуля.
Создать из пустого параметра “width =” 426 “height =” 201 “onload =” pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon (this); “onerror =” this.onerror = “null; pagespeed .lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon (это); “/>
Вам будет предложено начать с популярного триггера, но мы начнем с нуля, поэтому нажмите кнопку «Создать из пустого».
Шаг второй: выберите триггер
На этом этапе вам нужно выбрать триггер, чтобы запустить ваш поток. Вы можете найти конкретную услугу или выбрать одну из списка. Нажмите стрелку вниз под двумя рядами значков, чтобы увидеть все доступные сервисы.
Мы собираемся настроить простой поток, который отправляет электронное письмо, когда любой файл в определенной папке в OneDrive изменяется. Это полезно, если вы поделились папкой с кем-то и хотите знать, когда они что-то меняют в папке. Чтобы настроить этот поток, нам нужно выбрать действие триггера, которое является модификацией файла OneDrive. Начните с нажатия на сервис OneDrive.
Убедитесь, что вы щелкнули правой кнопкой мыши на OneDrive – есть «OneDrive» (который входит в бесплатную и персональную подписку Office 365) и «OneDrive для бизнеса» (который включен в бизнес-планы). Когда вы щелкнете по службе OneDrive, вам придется снова войти в Office 365, чтобы убедиться, что это все еще вы. После того, как вы вошли в систему, отобразится список триггеров OneDrive. Мы ищем триггер «Когда файл изменен», который находится внизу.
Нажмите «Когда файл изменен», чтобы открыть параметры для этого триггера. Единственный обязательный параметр – выбрать папку, содержащую файлы, которые вы хотите отслеживать, поэтому щелкните значок папки.
Диалоговое окно отобразит файловую структуру OneDrive, начиная с «Root». Вы можете выбрать это, если хотите получать уведомления при каждом изменении какого-либо файла в OneDrive, или вы можете щелкнуть стрелку рядом с Root, чтобы просмотреть структуру папок OneDrive и выберите папку, которую вы хотите контролировать.
Мы выбрали нашу папку/TutoryBird.
Шаг третий: выберите действие для выполнения
Это триггер отсортирован, поэтому теперь нам нужно выбрать действие для выполнения. Нажмите «Новый шаг», чтобы снова открыть опции.
Мы хотим отправлять электронные письма всякий раз, когда изменяется элемент в папке TutoryBird, поэтому нам нужно выбрать службу Outlook.com. Есть много сервисов на выбор (и, к сожалению, они не в алфавитном порядке), поэтому в качестве фильтра укажите «Outlook» и выберите сервис Outlook.com.
Выберите действие «Отправить электронное письмо».
Это вызывает опции «Отправить письмо». Вы можете начать видеть, как формируется поток, с триггером вверху и действиями внизу.
Добавьте адрес электронной почты, на который вы хотите отправить письмо, в поле «Кому». Когда вы щелкнете в поле «Тема», вы заметите, что панель «Динамическое содержимое» отображается справа. Это дает вам возможность добавить тему темы в электронное письмо на основе файла, который был изменен. Мы хотим, чтобы в строке темы говорилось «[имя файла] было изменено», где «[имя файла]» заменяется именем файла. Для этого нажмите «Имя файла» на панели «Динамический контент».
«Имя файла» появится в строке «Тема».Добавьте в текст «был изменен» (не забывая поставить пробел перед словом «имеет»).
Мы хотим упростить поиск файла, поэтому в строке «Тело» снова перейдите на панель «Динамическое содержимое» и нажмите «Путь к файлу», чтобы добавить его в тело. Процесс завершен, поэтому нажмите Сохранить.
Шаг четвертый: протестируйте поток
Следующим шагом является проверка потока. Нажмите на опцию Тест в правом верхнем углу.
На выдвигающейся панели «Поток тестирования» нажмите «Я выполню действие триггера» и нажмите «Сохранить и проверить».
Теперь, оставив вкладку с открытым потоком, перейдите в папку, которую вы отслеживаете в OneDrive, и внесите изменения в файл (вы можете сделать это в веб-приложении OneDrive или OneDrive на вашем компьютере). Сохраните изменения и вернитесь на вкладку, где открыт поток. Вы увидите сообщение о том, что поток успешно запущен.
Когда вы проверите свою электронную почту, вы увидите, что вам отправлено оповещение по электронной почте, в строке темы показаны имя файла и добавленный текст, а в теле – путь к файлу.
Конечно, это простой процесс, но вы можете добавить несколько триггеров и действий для широкого спектра служб, а также использовать переменные, настроить критерии утверждения, направить данные в конкретные группы безопасности в Office 365 и многое, многое другое. Microsoft регулярно добавляет новые функции, и хотя многие из этих функций предназначены для бизнес-пользователей (и доступны только в бизнес-планах), многие из них доступны и полезны также для домашнего пользователя.
