Как создать сообщение об отпуске для (почти) любой учетной записи электронной почты

Если вы едете из города, возможно, вы захотите разместить в своем электронном письме заметку, чтобы люди знали, что вы не будете доступны, или связаться с кем-то еще, пока вас нет.

Большинство почтовых сервисов предоставляют возможность отправлять автоматический ответ на входящие сообщения, когда вы не можете проверить свою электронную почту. Вот как настроить автоответчик для самых популярных почтовых сервисов.

Когда дело доходит до настройки автоответчика, вы находитесь в одной из нескольких лодок:

• У вас есть учетная запись Gmail, учетная запись Microsoft (outlook.com, live.com или hotmail.com) или учетная запись Yahoo для поддержки респондентов.
• Вы подключены к серверу Microsoft Exchange и можете использовать Ассистент вне офиса.
• У вас есть учетная запись электронной почты POP3/IMAP, которая не поддерживает респондентов, возможно, от вашего интернет-провайдера или другой службы.

Мы покажем вам, как настроить автоответчик в Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (для учетных записей Microsoft), Outlook.com, Outlook для Windows (для учетных записей IMAP и POP3), Exchange и даже в Apple Mail для Mac. (для учетных записей IMAP и POP3).

Настройка автоответчика в Gmail

Для тех из вас, у кого есть адрес Gmail или даже небольшая компания, использующая Google Apps, настроить автоответчик в Gmail просто. Просто войдите в свою учетную запись Gmail, нажмите меню «Настройки» в верхнем правом углу экрана и выберите «Настройки». Когда откроется страница «Настройки» на новой вкладке, прокрутите вниз, пока не появится раздел под названием «Отпускатель». Варианты очень интуитивно понятны. Просто включите респондент Vacation, выберите «Первый день» и «Последний день» (если применимо) и введите тему и сообщение. Если вы не хотите, чтобы ответ об отпуске отправлялся кому-либо, отправляющему вам электронное письмо, установите флажок «Только отправлять ответ людям в моих контактах», чтобы разрешить отправлять только ответы об отпуске людям из вашего списка контактов Google.

Настройка ответчика отпусков Yahoo

Чтобы настроить ответ об отпуске в Yahoo Mail, откройте браузер и войдите в свою учетную запись Yahoo Mail. Затем щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу окна браузера и нажмите «Настройки» в раскрывающемся списке. В диалоговом окне «Настройки» нажмите «Ответ об отпуске» в списке параметров слева и установите флажок «Включить автоматический ответ в эти даты (включительно)». Выберите даты От и До и введите автоматический ответ, который вы хотите отправить. Если вы хотите, чтобы другой ответ был разослан на один или несколько определенных доменов, отметьте «Разные ответы на электронные письма из определенного домена», введите домены, а затем введите сообщение, которое будет отправлено на электронные письма с этих доменов.

Yahoo также позволяет вам получать разные ответы по электронной почте в зависимости от того, к кому они идут. Просто установите флажок «Другой ответ на электронные письма от определенного домена» и добавьте в почтовые домены, для которых вы хотите другой ответ.

Когда закончите, нажмите «Сохранить» в нижней части диалогового окна «Настройки». Ваш ответ об отпуске будет автоматически отправлен в указанные даты.

Настройка автоматических ответов в Windows 10 Mail для учетных записей электронной почты Microsoft

Почта Windows 10 позволяет вам настраивать ответы на отпуск только для учетных записей электронной почты Microsoft, включая outlook.com, live, com, hotmail.com и Office 365. Чтобы настроить ответ об отпуске в Почте Windows 10, откройте приложение и щелкните значок шестеренки в левом нижнем углу окна. Затем нажмите «Автоматические ответы» на панели настроек, которая выдвигается справа, и выберите учетную запись, для которой вы хотите отправлять автоматические ответы, из раскрывающегося списка «Выберите учетную запись». Нажмите ползунок «Отправить автоматические ответы», чтобы он стал темно-серым и читал «Вкл.». Введите сообщение, которое вы хотите отправить в качестве автоматического ответа, в поле под кнопкой ползунка. Если вы хотите, чтобы ответ отправлялся только пользователям из вашего списка контактов, установите флажок «Отправлять ответы только моим контактам». Вы можете настроить автоматические ответы для всех поддерживаемых учетных записей в Почте, но вы должны сделать это отдельно для каждой.

Настройка автоматического ответа на Outlook.com

Чтобы настроить автоматический ответ на Outlook.com, перейдите на страницу http://www.outlook.com в своем любимом браузере и войдите в учетную запись электронной почты Microsoft, с которой вы хотите отправить автоматический ответ. Затем щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу страницы Outlook.com и выберите «Автоматические ответы» в раскрывающемся списке. Нажмите «Отправить автоматические ответы» на панели, которая выдвигается в правой части окна. Установите время начала и время окончания и введите сообщение, которое вы хотите автоматически отправить.Выберите любые другие параметры, которые вы хотите, например, хотите ли вы, чтобы автоматические ответы отправлялись только людям из вашего списка контактов или всем, кто отправляет вам электронные письма.

Когда вы закончите настройку автоматического ответа, нажмите «ОК» в верхней части панели. Ваше пользовательское сообщение теперь будет автоматически отправляться в течение установленного вами времени в ответ на полученные электронные письма, которые соответствуют установленным вами требованиям.

ПРИМЕЧАНИЕ. Outlook.com можно использовать только с учетными записями электронной почты Microsoft – live.com, outlook.com, hotmail.com и msn.com.

Настройка Microsoft Exchange Server Vacation Responder в Outlook

Если вы подключены к серверу Microsoft Exchange (обычно на своей работе), вы сможете воспользоваться Помощником вне офиса, который аналогичен ответчику на отпуск. Чтобы настроить это, нажмите вкладку «Файл», чтобы войти в представление за кулисами, и нажмите кнопку «Автоматические ответы».

Отсюда, настройка респондента довольно легко. Просто выберите опцию «Отправлять автоматические ответы» и установите флажок «Только отправлять в течение этого временного диапазона», если вы хотите ограничить автоматические ответы определенным периодом времени. Выберите даты и время «Время начала» и «Время окончания». Затем вы можете ввести сообщение для отправки «Внутри моей организации» или «За пределами моей организации» или и то, и другое.

Настройка Vacation Responder для учетных записей IMAP или POP3 в Outlook для Windows

Если вы не подключены к серверу Exchange на своей работе, но, возможно, используете Outlook дома, вы можете настроить автоответчик прямо в Outlook. Тем не менее, это работает только в том случае, если ваш компьютер продолжает работать, пока вас нет, поэтому лучше проверить и убедиться, что ваша учетная запись электронной почты поддерживает респонденты отпуска в своей службе веб-почты. Если нет, Outlook будет делать в крайнем случае.

Чтобы настроить автоответчик в Outlook для Windows, сначала необходимо настроить шаблон электронной почты с сообщением, которое вы хотите отправить. Чтобы создать шаблон электронной почты, вы в основном создаете новое сообщение электронной почты, вводите сообщение, которое хотите сохранить (без To, Cc, Bcc или Subject), а затем сохраняете сообщение как шаблон Outlook. Создав шаблон электронной почты, создайте правило, которое будет автоматически отправлять этот шаблон электронной почты на электронные письма, полученные в определенный период времени.

Теперь, когда кто-то отправляет вам электронное письмо, выбранный вами шаблон будет автоматически отправлен им в указанный вами период времени.

Настройка ответа об отсутствии на работе в Apple Mail для Mac (IMAP или POP3)

Apple Mail не имеет встроенной функции для ответов об отсутствии на работе, но вы можете настроить одно или несколько правил для автоматической отправки пользовательских ответов на входящие электронные письма для любой учетной записи IMAP или POP3, которую вы добавили в приложение. Чтобы настроить ответ об отсутствии на работе для учетной записи электронной почты в Apple Mail, настройте правило на экране «Правила» в диалоговом окне «Настройки» (выберите «Почта»> «Настройки», затем нажмите кнопку «Правила»), указав условия, которые необходимо выполнить. встретиться (учетная запись, для которой вы хотите отправлять автоматические ответы) и действие, которое нужно выполнить (ответ на сообщение с определенным текстом сообщения). Вы также можете добавить другие условия, такие как проверка того, находится ли отправитель в ваших контактах или нет, или проверка того, что поле «Кому» имеет определенный адрес электронной почты.

Созданное правило ответа об отсутствии на рабочем месте можно сделать активным или неактивным на экране «Правила», установив или сняв флажок рядом с правилом. Поскольку вы не можете установить диапазон дат для правила, вы должны включить правило вручную, когда вы хотите, чтобы оно запускалось, а затем отключить его, когда вы больше не хотите, чтобы оно запускалось. Поэтому обязательно снимите флажок для правила в диалоговом окне «Предпочтения», когда вернетесь из отпуска или командировки.

Пока правило активно, на любое полученное электронное письмо, отвечающее выбранным условиям, будет отвечать пользовательское сообщение, которое вы настроили. Каждый отправитель будет получать автоматический ответ каждый раз, когда отправляет вам электронное письмо.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для запуска правила вы должны оставить Apple Mail открытой на вашем Mac. Если вы закроете Apple Mail, автоматические ответы не будут отправлены, но будут после того, как вы снова откроете Apple Mail и получите сообщения электронной почты в папке «Входящие» для учетной записи, выбранной в правиле. Было бы лучше настроить автоответчик в настройках веб-почты вашей почтовой службы, если он доступен, поэтому вам не нужно оставлять компьютер включенным.