Если вы использовали инструмент очистки почтовых ящиков, то вы увидели кнопку «Автоархивирование», но вы можете опасаться, как она работает и что она будет делать. Вот что он делает и как его использовать.
Нажатие на кнопку «Автоархивация» приводит к тому, что процесс перебирает все папки в Outlook и применяет любые настроенные вами правила Автоархивации (не беспокойтесь, по умолчанию правило Автоархивации ничего не делает, поэтому вы не можете причинить вред нажав на кнопку). Но если вы хотите переместить ваши старые элементы в архив, где их нет, AutoArchive поможет вам автоматизировать процесс. Давайте пройдемся по настройке и запуску.
Как включить автоархив
Для начала вам нужно включить автоархив и выбрать его настройки. Перейдите в «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» и нажмите кнопку «Настройки автоархивирования».
Пока опция «Запустить AutoArchive каждые» отключена (по умолчанию), AutoArchive никогда не будет работать.
После того, как вы включите опцию «Запускать автоархивирование каждые», все опции станут доступны.
В отличие от очистки папки, которая имеет одно окно настроек в разделе «Параметры файла», а затем позволяет запускать эти настройки для любой папки, которая вам нравится, как ручное задание, показанные здесь параметры автоархивации являются настройками по умолчанию. Каждая папка с включенным автоархивированием может использовать эти настройки по умолчанию, или вы можете использовать разные настройки для разных папок, если хотите. Мы рассмотрим, как это сделать позже, но сейчас давайте посмотрим на настройки по умолчанию.
Как настроить автоархив
Первое, на что нужно обратить внимание, это то, что после включения AutoArchive он будет запускаться каждые 14 дней. Вы можете изменить это, используя стрелки вверх и вниз или набрав число, и вы можете выбрать любое значение от 1 до 60 дней. Вы можете ввести любое двузначное число, но если его больше 60, Outlook отобразит сообщение об ошибке, когда вы нажмете «ОК», и вам придется изменить значение, прежде чем вы сможете сохранить.
Следующая опция – «Запрашивать перед запуском автоархивации» – дает вам возможность выбрать, чтобы Outlook показывал вам подсказку до того, как произойдет автоархивация. Это приглашение позволяет вам просмотреть настройки или отменить этот прогон автоархива, если хотите.
Остальные параметры относятся к тому, какие элементы будут заархивированы, и что происходит во время процесса архивирования. Первый вариант здесь – «Удалить просроченные элементы (только папка электронной почты)» – относится к электронным письмам, к которым добавлена дата истечения срока действия. Это не повлияет на задачи или события, даже если вы включите автоархивирование для этих папок.
Остальные настройки применяются ко всем элементам, а не только к электронной почте. Это означает события календаря, задачи, заметки и записи журнала.
Предполагая, что вы оставляете «Архивировать или удалять старые элементы» включенным, по умолчанию в Outlook предусмотрено, что элементы старше 6 месяцев перемещаются в новый отдельный файл PST с именем «Архив» (по умолчанию) и делают это видимым на панели навигации в Outlook, так что вы можете получить доступ к заархивированным элементам в любое время. Вы можете изменить значение «Очистить элементы старше чем» на любое значение от 1 дня до 60 месяцев, выбрать другой файл .pst для архивирования элементов или выбрать «Окончательно удалить старые элементы».
Имейте в виду, что это удаление обходит папку «Удаленные», и ваши элементы будут полностью удалены из Outlook. Вы можете по-прежнему иметь доступ к нему на своем почтовом сервере, в зависимости от настроек, но вам не следует полагаться на это. Выберите эту опцию, только если вы хотите удалить элементы навсегда.
Когда вы нажмете «ОК», автоархив будет включен. Он будет работать в соответствии с выбранным вами значением «Запустить автоархивирование каждые» (по умолчанию каждые 14 дней), начиная с сегодняшнего дня. Поэтому, как только вы включите его, вы должны ожидать, что он будет работать довольно быстро. В наших тестах между включением и получением подсказки о том, что AutoArchive будет работать, прошло менее десяти минут. Автоархивация запускается по умолчанию только для нескольких папок, поэтому, если вы хотите, чтобы он работал в определенных папках – или вы хотите настроить его работу в разных папках – продолжайте чтение.
Как включить и настроить автоархив для разных папок
Когда вы включаете автоархивацию, он запускается по умолчанию только для следующих папок:
- Отправленные вещи
- Удаленные объекты
- каландр
- Задачи
Если вы хотите, чтобы он запускался в любой другой папке, вам необходимо включить его для каждой папки (или отключить в любой из этих четырех папок, для которых вы не хотите, чтобы она запускалась). Сделайте это, щелкнув правой кнопкой мыши папку на панели навигации и выбрав «Свойства».
Вы также можете получить доступ к свойствам папки, выбрав Папка> Свойства папки на ленте. (Для таких папок, как «Календарь» и «Задачи», которые не отображаются на панели навигации, это единственный способ получить доступ к свойствам папки.) Существует также возможность перейти прямо к настройкам AutoArchive, что экономит вам шаг после внутри свойств папки.
В окне Свойства папки перейдите на вкладку Автоархивация, чтобы получить доступ к настройкам этой папки.
Для большинства папок настройка «Не архивировать элементы в этой папке» будет включена по умолчанию. Это означает, что при запуске процесса автоархивации папка будет игнорироваться, и никакие элементы в ней не будут заархивированы. Если вы хотите, чтобы папка была включена, включите опцию «Архивировать элементы в этой папке, используя настройки по умолчанию».
В качестве альтернативы, если вы хотите, чтобы настройки автоархивации для этой папки отличались от настроек по умолчанию, включите «Архивировать эту папку с помощью этих настроек» и измените настройки по своему усмотрению.
Если в какой-то момент вы хотите вернуть все папки, чтобы использовать настройки по умолчанию, вы можете вернуться в меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно»> «Параметры автоархивации» и нажать кнопку «Применить эти настройки ко всем папкам сейчас». Это изменит все папки, для которых включена функция «Архивировать эту папку с использованием этих настроек», чтобы вместо нее была включена опция «Архивировать элементы в этой папке с использованием настроек по умолчанию».
После того, как вы получили настройки по умолчанию для AutoArchive и настройки для каждой папки, настроенные так, как вы хотите, вы можете оставить процесс для тихой работы в фоновом режиме, освобождая место для вас и не допуская чрезмерного раздувания папок.
