Что такое заметки в Outlook и как вы их используете?

Microsoft Outlook позволяет создавать электронные заметки, которые можно отображать либо в Outlook, либо прямо на рабочем столе, что позволяет получать все эти настоящие заметки со стола.

Прежде чем мы начнем, давайте вспомним, что записывать пароли в заметках Post-It, электронных или иных, просто плохо. Мы много писали о безопасности паролей на протяжении многих лет, поэтому найдите время, чтобы выбрать менеджер паролей и использовать его. Однажды ты поблагодаришь нас.

Создание новой заметки

Первое, что нужно сделать, это открыть опцию Notes в Outlook. Сделайте это, перейдя в нижний левый угол Outlook, выбрав три точки в опции навигации и затем нажав «Заметки».

Откроется опция «Заметки», где вы можете добавлять, редактировать и удалять свои заметки.

Чтобы создать новую заметку, нажмите «Новая заметка». Это создаст новую заметку с размером и цветом по умолчанию.

Работа с заметкой

Заметки в Outlook выглядят простыми, но в них много функциональности. Есть шесть различных областей вашей заметки.

1. Сама заметка, где вы можете ввести свой текст.
2. Меню заметки с различными опциями, которые вы можете выполнить в заметке.
3. «Ручку перемещения», по которой можно щелкнуть и перетащить заметку по экрану.
4. Опция закрытия, закрывающая заметку.
5. «Ручка изменения размера», на которую можно нажать и перетащить, чтобы изменить размер заметки.
6. Дата и время последнего изменения заметки.

Одна вещь, которую вы не увидите, это опция Сохранить. Если вы щелкнете по опции «Закрыть» или даже уйдете от заметки куда-то еще, заметка автоматически сохранится для вас, и версионирование не будет (как в обычной публикации).

Первая строка заметки становится именем файла (даже если первая строка пуста), поэтому, если вы хотите переименовать заметку, вам нужно переписать первую строку текста внутри нее.

Организация ваших заметок

Вы можете использовать тот факт, что первая строка заметки становится именем файла, чтобы помочь вам упорядочить свои заметки, указав в первом слове нужное вам действие (например, «Дела», «Позвонить», «Напоминание»). и так далее). По умолчанию ваши заметки отображаются в виде значков.

При этом ваши заметки упорядочиваются по дате их изменения, а заметки, которые были недавно изменены (или созданы), находятся впереди. Если вы перейдете в режим просмотра списка заметок, вы сможете увидеть это более четко.

Вместо этого вы можете упорядочить свои заметки по типу действий, упорядочив их по темам, выбрав «Просмотр»> «Просмотр настроек».

Мы уже рассмотрели вопрос об изменении настроек просмотра, поэтому не будем подробно останавливаться на этом, но если вы сделали это для своих почтовых папок, вы поймете, что это очень просто. После того, как вы изменили свое представление для сортировки по теме, ваши различные действия станут более заметными.

Категоризация заметок по цвету

Вы также можете изменить цвет ваших заметок, изменив категорию. Это можно сделать одним из трех способов:

1. Выбрав заметку в окне «Заметки» и выбрав «Главная»> «Категории».

2. Щелкните правой кнопкой мыши заметку в окне заметок и выберите «Категоризация» в контекстном меню.

3. Нажав на меню в левом верхнем углу открытой заметки и выбрав «Категоризация» из меню.

Выберите цвет, которым вы хотите, чтобы ваша заметка была. Если вы до этого не использовали Категории, вы увидите возможность переименовать категорию и изменить цвет.

После того, как вы выбрали свою категорию, вся заметка будет соответствовать выбранному вами цвету, а значок изменит цвет в окне заметки.

Это простой способ отследить различные типы заметок, которые у вас есть, потому что вам не придется читать или заказывать свои заметки, чтобы знать, что это за каждая.

Добавление заметок на рабочий стол

Хорошо, это охватывает настройку ваших заметок и их классификацию. Давайте посмотрим, как добавить их на рабочий стол. Хорошей новостью является то, что это так же просто, как открыть заметку, а затем свернуть Outlook. Открытые заметки можно перетаскивать и помещать на рабочий стол в любом месте.

Как только вы закроете Outlook, заметки также закроются, что имеет смысл, но не идеально.Однако, когда вы снова открываете их по отдельности из Outlook, они открываются в том же месте, в котором вы их оставили, поэтому, как только вы тщательно их упорядочите, они останутся в том же месте. И если вы относитесь к тому типу людей, которые никогда не закрывают Outlook, если вы не перезагружаете компьютер, это не будет большой проблемой в любом случае.

Если вы хотите, чтобы Notes открывался, но не Outlook, вы можете сохранить Notes вне Outlook и открывать их, не открывая главное приложение Outlook. Для этого щелкните пункт меню заметки и выберите «Сохранить как».

Откроется стандартное диалоговое окно Windows, чтобы вы могли выбрать место для сохранения. Мы собираемся выбрать рабочий стол.

Когда вы откроете сохраненное сообщение, заметка откроется точно там, где вы ее оставили, без открытия приложения Outlook. (Технически приложение Outlook открыто в фоновом режиме, но вы его не видите и не будете получать уведомления.) Поскольку это копия заметки в Outlook, а не исходная заметка, ее изменение не будет обновите Outlook, но это нормально, если вы используете заметки для визуальных напоминаний, а не для подсчета текущих дел.

Отправка заметок другим людям

Вы также можете отправлять заметки другим людям. Если у них есть Outlook, они смогут открывать их как Notes и использовать их так же, как вы. Чтобы отправить кому-либо заметку, щелкните пункт меню заметки и выберите «Переслать».

Это создаст электронное письмо с запиской в ​​качестве вложения.

Если получатель откроет вложенную заметку в почтовой программе, такой как Gmail, или на клиенте, таком как Thunderbird, он будет рассматриваться как обычное текстовое электронное письмо, но если он откроет его в Outlook, он будет восприниматься как заметка. Это делает его особенно полезным для отправки сообщений коллегам в офисе, которые используют Outlook, особенно если ваша команда использует Notes.

Заметки – это не самая яркая и многофункциональная часть Outlook, но если вы любитель заметок Post-It, они просты и эффективны. И вам никогда не придется беспокоиться о том, что их уберут уборщицы, у них кончится липкость и они упадут, или оставит информацию видимой для любого, кто проходит мимо.

Оцените статью
TutoryBird.Ru
Добавить комментарий