Организация и отслеживание многочисленных электронных писем в офисе каждый день может быть работой сама по себе. Сегодня мы рассмотрим использование цветовых кодов, чтобы упростить идентификацию тем сообщений и их отправителей.
Эта функция была доступна в Office 2007 с самого начала, но мы еще не рассмотрели ее, и я упустил из виду это. Однако, немного поиграв с этим, я обнаружил, что это хороший способ управлять множеством писем, которые я получаю каждый день. Здесь мы рассмотрим раскрашивание контактов, которые отправляют сообщения, чтобы их было легче обнаружить. Кроме того, разделение предмета на различные цветовые группы, кажется, помогает в сохранности вещей.
Отправители кода цвета
Откройте Outlook и нажмите, чтобы выделить сообщение, которое вы хотите раскрасить код.
Перейдите в Инструменты, а затем Организовать.
Способы организации папки «Входящие» откроются, и вы хотите нажать «Использование цветов». Теперь вы можете выбрать цвет, который хотите связать с этим контактом. Вы также можете выбрать определенный цвет для сообщений, отправляемых только вам, что очень удобно для различения групповых и личных сообщений.
Вот пример того, что можно сделать с цветами. Возможно, вы захотите создать пару цветов для самого важного отправителя, хотя в этом примере я немного перегружен.
Цветовые категории
Еще один полезный способ визуальной организации ваших сообщений – добавление к ним цветовых категорий. Вы можете настроить, какие темы электронной почты относятся к каждой цветовой категории.
Сообщение будет иметь цветную полосу категории сверху, и вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по строке, чтобы изменить цвет.
Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение в разделе «Категории», чтобы изменить категорию.
Вы можете переименовать каждую категорию так, как вам удобно.
Возможно, вы захотите создать новую категорию для разных писем. Перейдите в Действия \ Категоризация и Все категории.
На экране «Цветовые категории» нажмите «Создать» и присвойте категории название и цвет, вы также можете назначить ей сочетание клавиш.
Теперь вы можете сортировать сообщения электронной почты в зависимости от типа категории, в которой они находятся.
Если вы хотите иметь возможность быстро взглянуть на свою электронную почту, чтобы понять, что там, используйте цветовые категории. Надеюсь, это поможет вам начать с организации электронной почты, чтобы вы знали, что заостренные боссы хотят, чтобы вы делали более эффективно.
