Если у вас ограниченное дисковое пространство или медленное подключение к Интернету, вы можете ограничить загрузку Outlook. Мы показали вам, как управлять элементами, которые Outlook загружает, в зависимости от возраста элементов, но это не очень гибко. Он также работает только с электронными письмами в вашем почтовом ящике (а для Outlook 2016 и более поздних версий – делегировать почтовые ящики), поэтому, если у вас есть доступ к общим или общим папкам или у вас много событий и задач календаря, вам нужно другой вариант. Шаг вперед синхронизация папок , который позволяет фильтровать то, что Outlook загружает, по папкам.
Примечание. Синхронизация папок работает со всеми поддерживаемыми версиями клиента Outlook при подключении к серверу Microsoft Exchange, включая Hotmail или Outlook.com. Если вы подключаетесь к другой службе, например к Gmail или к личному почтовому серверу, вы можете настроить эти параметры, но Outlook может их игнорировать.
Вы можете получить доступ к параметрам синхронизации для папки, нажав Папка> Свойства папки.
Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши папку на панели навигации и затем нажать команду «Свойства».
В окне свойств папки перейдите на вкладку «Синхронизация».
Хорошей новостью является то, что на этой вкладке можно сделать только одно: создать свой фильтр. Нажмите кнопку «Фильтр», чтобы открыть окно фильтра и начать работу.
Окно «Фильтр» позволяет выбрать условие (или условия), которому должно соответствовать сообщение, чтобы Outlook загружал его в эту папку. Любая электронная почта, которая не соответствует этим условиям, по-прежнему существует на сервере, и вы можете получить доступ к этой электронной почте через веб-приложение Outlook или Outlook онлайн.
Каждая папка может иметь разные фильтры синхронизации, поэтому, если вы создадите фильтр в папке «Входящие», это не повлияет на любую другую папку. Вы должны создать отдельный фильтр для каждой папки, поэтому имеет смысл использовать его только для папок с большим количеством элементов.
Прямо сейчас мой почтовый ящик полон писем, в которых я был зарезервирован на материалах, которые не так важны, поэтому мы собираемся создать фильтр, который синхронизирует только почту, отправленную мне, и где я единственный человек на « Ровняться.
Для этого добавьте имя в поле «Отправлено», включите флажок «Где я», а затем выберите «единственный человек в очереди» в раскрывающемся меню справа.
Нажмите кнопку «ОК», и появится предупреждающее сообщение.
Это сообщение означает, что любые электронные письма, соответствующие вашему фильтру, будут загружены в папку, а любые электронные письма, которые не соответствуют вашему фильтру, будут удалены из локальной папки. Электронные письма, которые не соответствуют друг другу, не будут удалены – они все равно будут доступны в веб-приложении Outlook, и если вы измените или удалите свой фильтр, Outlook сможет загрузить их снова.
Нажмите «ОК» в сообщении, а затем «ОК» в окне свойств. Перезапустите Outlook, и фильтр должен быть применен немедленно, хотя для папок с тысячами электронных писем может потребоваться некоторое время для повторной синхронизации. Как только ваш почтовый фильтр синхронизирован, вы можете сжать свой почтовый ящик, чтобы максимизировать выигрыш места.
Чтобы удалить фильтр, вернитесь в окно «Фильтр» и нажмите кнопку «Очистить все». Закройте открытые окна и перезапустите Outlook, чтобы применить изменения.
Этот инструмент синхронизации отлично подходит для общих почтовых ящиков, где вы хотите видеть только электронную почту, отправленную вам или вашей команде. Вы также можете использовать его, чтобы перестать показывать электронные письма или события календаря старше определенного возраста, отфильтровывать большие вложения, прекращать синхронизацию электронных писем с определенных адресов и многое другое. Критерии фильтрации многочисленны и разнообразны, поэтому, если вы хотите отфильтровать определенные электронные письма, вы сможете найти комбинацию критериев фильтрации, которая позволит вам это сделать.
