Предоставить общий доступ к календарю Outlook легко, но важно то, чтобы вы не хотели, чтобы люди, с которыми вы им поделились, изо всех сил пытались получить к нему доступ. Давайте рассмотрим, как открыть общий доступ к календарю Outlook, независимо от того, находится ли получатель в одной организации с вами или нет.
Если вы делитесь своим календарем Outlook с кем-то внутри вашей организации (то есть с теми же доменами электронной почты, что и у вас) за пределами вашей организации, процесс совместного использования аналогичен. Однако способ, которым получатель получает доступ к вашему общему календарю, немного отличается, особенно если человек вне вашей организации не использует Outlook. Это все еще довольно просто, и мы рассмотрим, как это работает, чтобы вы могли указать людям здесь, если они пытаются получить доступ к вашему общему календарю.
Поделиться своим календарем с коллегой
Если вы хотите поделиться календарем с кем-то, кто работает в той же организации, процесс довольно прост. Откройте календарь в Outlook, а затем нажмите «Главная»> «Поделиться календарем»> «Календарь».
Если вы используете Outlook для нескольких учетных записей, убедитесь, что вы выбрали календарь для учетной записи, которой хотите поделиться.
Откроется окно «Свойства календаря» на вкладке «Разрешения», показывающее, кто в данный момент имеет доступ к вашему календарю. По умолчанию Outlook настроен так, что кто-либо в вашей организации сможет видеть, когда вы заняты, но больше ничего. Ваши ИТ-специалисты, возможно, изменили это несколькими различными способами, поэтому мы сосредоточимся на том, чтобы поделиться вашим календарем с сотрудником вашей организации.
Чтобы поделиться своим календарем с кем-либо, нажмите кнопку «Добавить».
Это откроет вашу адресную книгу и по умолчанию покажет людей в вашей организации. Добавьте человека, с которым вы хотите поделиться своим календарем, и нажмите «ОК».
Выбранный вами человек появится в окне «Разрешения». По умолчанию они имеют уровень разрешения «Может просматривать все детали», который вы можете изменить, если хотите.
Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы поделиться своим календарем.
Чтобы просмотреть календарь, которым кто-то поделился с вами, нажмите Главная> Добавить календарь> Открыть общий календарь.
В открывшемся окне введите имя человека, который поделился с вами календарем, и нажмите кнопку ОК.
Календарь теперь появится для просмотра в списке «Общие календари» с левой стороны.
Поделиться своим календарем с кем-то внешним
Если вы хотите поделиться календарем с кем-то, кто работает за пределами вашей организации, процесс очень похож. Откройте календарь в Outlook, а затем нажмите «Главная»> «Поделиться календарем»> «Календарь».
Если вы используете Outlook для нескольких учетных записей, убедитесь, что вы выбрали календарь для учетной записи, которой хотите поделиться.
Откроется окно «Свойства календаря» на вкладке «Разрешения», показывающее, кто в данный момент имеет доступ к вашему календарю.
Чтобы поделиться своим календарем с кем-либо, нажмите кнопку «Добавить».
Это откроет вашу адресную книгу. В раскрывающемся списке «Адресная книга» нажмите «Контакты».
Это отобразит все внешние контакты в вашей адресной книге. Если вы хотите поделиться своим календарем с внешним лицом, и они не отображаются здесь, вам нужно сначала добавить их в качестве контакта.
Добавьте человека, с которым вы хотите поделиться своим календарем, и нажмите «ОК».
Выбранный вами человек будет добавлен в окно «Разрешения». По умолчанию они имеют уровень разрешений «Может просматривать все детали», который вы можете изменить, если хотите. В отличие от обмена с людьми в вашей организации, вы не можете предоставлять внешним людям права «Можно редактировать» или «Делегировать».
Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы поделиться своим календарем.
То, как получатель принимает ваше приглашение на просмотр календаря, отличается от процесса, которым вы делитесь с кем-то внутри вашей организации.
Человек, которым вы поделились своим календарем, получает электронное письмо.
Если они нажмут «Принять и просмотреть календарь», они будут перенаправлены на Outlook.com для входа в учетную запись Microsoft, где будет доступен общий календарь.
Этот процесс довольно прост, но не сильно поможет, если ваш получатель использует продукт не от Microsoft.Мы покажем вам, как добавить общий календарь в календарь Google, так как это самое популярное приложение для работы с календарем, но вы можете добавить общий календарь практически ко всем приличным календарным приложениям, которые вы хотели бы упомянуть.
В нижней части электронного письма находится ссылка «этот URL».
Щелкните правой кнопкой мыши этот URL и выберите «Копировать местоположение ссылки» (или эквивалентную команду в зависимости от того, какую программу вы используете для просмотра почты).
Откройте Календарь Google, щелкните три точки рядом с «Добавить календарь» и выберите «С URL».
Вставьте скопированный URL-адрес из электронного письма и нажмите «Добавить календарь».
Календарь появится в списке «Другие календари» слева.
Это не очень дружелюбный формат, особенно, если нужно показать более одного общего календаря. Вы можете переименовать его, наведя указатель мыши на имя, щелкнув три точки, которые появляются в конце, а затем нажав «Настройки».
Измените поле «Имя» на то, что вы хотите, и нажмите стрелку «Назад» рядом с «Настройки».
Теперь у вас есть более дружелюбное название календаря.
URL-адрес, скопированный из электронного письма, является URL-адресом общего календаря в формате iCalendar (.ics), который, несмотря на сходство имен, не имеет ничего общего с Apple. Вместо этого это открытый формат информации календаря, который существует уже более 20 лет. Каждое приложение календаря, которое вы, скорее всего, будете использовать, будет принимать календарь в формате .ics, поэтому, пока мы проходили процесс добавления этого в календарь Google, ссылка должна работать в Apple Calendar, Yahoo! Календарь, Lightning для Thunderbird или любое другое приложение, которое вы используете.
