Microsoft думала, что они помогают, когда они настраивают уведомления для новой электронной почты. Однако постоянный поток уведомлений также может нарушить ход ваших мыслей. Вы можете полностью отключить уведомления или, что еще лучше, настроить Outlook так, чтобы он уведомлял вас только о важных письмах.
Как создать простое правило
Если вам нужно реагировать на определенных людей, таких как клиенты, ваш начальник или члены вашей семьи, вы можете использовать правила в Outlook, чтобы получать уведомления только об определенных сообщениях. Ниже описано, как настроить правило, отображающее уведомления по электронной почте только от определенного отправителя.
Самый простой способ настроить это правило – найти письмо от этого человека. В этом примере я настрою правило, чтобы уведомлять меня, когда я получаю электронное письмо от моего босса, потому что электронные письма от вашего босса всегда важны, верно? Итак, я щелкнул правой кнопкой мыши по электронной почте от главного редактора TutoryBird Уитсона Гордона и выбрал «Правила», а затем «Создать правило» во всплывающем меню.
В диалоговом окне «Создать правило» выберите условия, при которых вы хотите получать уведомления о новой электронной почте. Я хочу получать немедленные уведомления об электронных письмах, которые я получаю от Уитсона, поэтому я выбираю первый флажок.
Я также устанавливаю флажок «Отправлено» и проверяю, выбрано ли мое имя из раскрывающегося списка, поэтому я буду получать уведомления на электронные письма, отправленные Уитсоном непосредственно мне. Если вы не хотите получать уведомления о электронных письмах, на которых вы получили CC, или об одном из нескольких получателей, выберите «только я» в раскрывающемся списке «Отправлено». Нажмите «ОК», как только вы сделали свой выбор.
Откроется диалоговое окно «Успех» с опцией «Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в текущей папке». Нажмите «ОК». Я хочу узнать, какие электронные письма находятся в моем почтовом ящике от Уитсона, поэтому я установил флажок.
Появится диалоговое окно «Новые почтовые оповещения», требующее немедленных действий. В настоящее время у меня есть только одно электронное письмо от Уитсона в моем почтовом ящике, так что это единственное в этом диалоговом окне. Однако, если бы было больше писем от Уитсона, они все были бы перечислены здесь. Если вы хотите просмотреть электронную почту непосредственно из этого диалогового окна, выберите электронную почту для просмотра и нажмите «Открыть элемент». Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно.
Диалоговое окно «Новые почтовые оповещения» остается открытым, пока вы не нажмете «Закрыть», даже если вы откроете сообщение электронной почты из диалогового окна, а затем закроете сообщение.
Как создать более продвинутые правила
При создании правил вы можете выбрать из дополнительных, более конкретных параметров, которые доступны в главном диалоговом окне «Создать правило». Для этого откройте диалоговое окно «Создать правило», как описано ранее в этой статье. Затем нажмите «Дополнительные параметры».
Первый экран в диалоговом окне «Мастер правил» отображает список подробных условий, которые необходимо проверить. Установите флажки для условий, которые вы хотите проверить для уведомлений по электронной почте. Я хочу получать уведомления, когда получаю письма от Whitson, отправленные только мне, поэтому я выбираю эти условия.
Подчеркнутый синим текст – это ссылки, по которым вы щелкаете, чтобы указать значения, которые вы хотите проверить в этом условии. Выбрав это условие, щелкните синюю ссылку на это условие в поле «Шаг 2», чтобы изменить значения.
После того, как вы выбрали условия, которые хотите проверить, нажмите «Далее».
Теперь выберите параметры, чтобы указать, что следует делать с полученным сообщением, которое соответствует выбранным условиям. Вы можете сделать такие вещи, как переместить сообщение в определенную папку, переслать его одному или нескольким людям, ответить с помощью шаблона или пометить его как прочитанное. Я хочу получать оповещения на рабочем столе, когда получаю электронное сообщение от Whitson, поэтому я выбираю последний вариант в списке, «отображать оповещение на рабочем столе». После того, как вы выбрали то, что хотите сделать с сообщением, нажмите «Далее».
На следующем экране представлены параметры для установки исключений из правила, например, если вы не хотите получать уведомление, если сообщение является приглашением на собрание или обновлением. Выберите любые исключения, которые вы хотите применить к своему правилу, и нажмите «Далее». Я не хочу никаких исключений, поэтому я просто нажимаю «Далее», чтобы пропустить этот экран.
Последний экран позволяет указать имя для правила и настроить некоторые параметры правила, в том числе один, чтобы «Включить это правило» немедленно. Если вы хотите немедленно запустить правило для сообщений, уже находящихся в папке «Входящие», выберите «Запускать это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке« Входящие »».
Просмотрите описание правила в разделе «Шаг 3» и нажмите «Готово», когда закончите.
Теперь, когда я получаю электронное письмо от Уитсона, на рабочем столе Windows отображается предупреждение на рабочем столе. Обратите внимание, что это отличается от диалогового окна «Новые почтовые оповещения» – вместо этого это родное уведомление Windows. Если вы предпочитаете этот стиль уведомлений, вам придется пройти «Дополнительные параметры» для каждого создаваемого вами правила ».
Как редактировать ваши правила
Изменить, удалить или даже временно отключить ваши правила легко. Я хочу изменить свое правило, чтобы оно отображало диалоговое окно «Новые почтовые оповещения», а не «Настольное оповещение». Для этого я нажимаю на вкладку «Домой».
Нажмите кнопку «Правила» в разделе «Переместить» и выберите «Управление правилами и оповещениями» в раскрывающемся меню.
Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения». На вкладке «Правила электронной почты» нажмите «Изменить правило» и выберите «Изменить настройки правила» в раскрывающемся меню.
Как обсуждалось ранее, на первом экране «Мастера правил» отображается список условий, которые вы можете проверить во входящих сообщениях электронной почты. Выборы, которые я сделал, когда я впервые настраивал правило, отображаются в верхней части списка, а описание с текущими настройками отображается в поле «Шаг 2». Я не хочу менять условия, поэтому нажимаю «Далее». Если вы хотите изменить условия своего правила, внесите изменения и нажмите «Далее».
На экране со списком действий, которые необходимо предпринять для входящих сообщений электронной почты (в зависимости от условий), я отключаю опцию «Отображать оповещение рабочего стола», которая отображается вверху списка, и затем нажимаю «Далее».
Допустим, вы хотите вместо этого отобразить диалоговое окно «Новые почтовые оповещения». Прокрутите вниз до конца списка действий и установите флажок «отображать конкретное сообщение в окне оповещения о новом элементе». Чтобы настроить сообщение, отображаемое в диалоговом окне «Новые почтовые оповещения», щелкните ссылку «конкретное сообщение» в поле «Шаг 2».
В диалоговом окне «Alert Message» введите сообщение для отображения в диалоговом окне «New Mail Alerts» и нажмите «OK».
Если вы хотите добавить или удалить какие-либо исключения, нажмите «Далее», чтобы получить доступ к списку исключений и внести изменения. Чтобы изменить имя правила или другие параметры на последнем экране «Мастера правил», снова нажмите «Далее» на экране исключений. Я не хочу ничего менять, поэтому нажимаю «Готово» на экране действий, чтобы принять мои изменения и закрыть «Мастер правил».
Вы вернулись в диалоговое окно «Правила и предупреждения». Нажмите «ОК», чтобы закрыть его. Чтобы немедленно запустить правило, нажмите «Запустить правила сейчас» в верхней части вкладки «Правила электронной почты».
В диалоговом окне «Выполнить правила сейчас» в поле «Выбрать правила для запуска» установите флажок для правила, которое вы хотите запустить, и нажмите «Выполнить сейчас».
ПРИМЕЧАНИЕ. После запуска правила диалоговое окно «Выполнить правила сейчас» не закрывается автоматически. Вы должны нажать «Закрыть», чтобы закрыть его. Диалоговое окно «Правила и предупреждения» также не закрывается автоматически, поэтому нажмите «ОК», чтобы закрыть его.
Откроется диалоговое окно «Новые почтовые оповещения» с вашим настраиваемым сообщением вверху.
Функция «Правила» в Outlook предоставляет множество возможностей для автоматической обработки ваших сообщений электронной почты. Вы можете перемещать определенные сообщения в определенные папки, выполнять действия с сообщениями электронной почты с определенным текстом в строке темы или даже автоматически удалять сообщения в зависимости от определенных условий. Правила Outlook на первый взгляд могут показаться ошеломляющими из-за всех доступных параметров. Однако, если вы знаете, как вы хотите управлять определенными сообщениями электронной почты, не так сложно создать свои собственные правила и управлять ими.
