Outlook довольно синоним электронной почты. Поэтому помимо всех других функций вы хотите убедиться, что знаете, как использовать его с электронной почтой как можно более эффективно.
Мы уже некоторое время рассматриваем использование аспектов Outlook, и ветхие ветераны Office уже будут знать все эти вещи, но новые пользователи, такие как те, кому нужно знать, как использовать Outlook в офисе, могут знать, как использовать Outlook. на ежедневной основе. Тем не менее, это многогранное и зрелое почтовое приложение, которое пользователи Windows должны иметь в своем наборе инструментов.
Так как есть чему поучиться, у нас мало времени, чтобы терять, поэтому давайте сразу начнем с того, как составлять и отправлять сообщения, а также с разбивкой всех опций, которые вы можете настроить, чтобы сделать Outlook более полезным и приятным опытом. ,
Быстрое составление и отправка сообщения
Если вы хотите или должны понимать основы Outlook, мы подготовили для него руководство для начинающих. Мы рекомендуем вам прочитать его, если Outlook является совершенно новым для вас.
В противном случае, из папки «Входящие» Outlook, вы можете нажать кнопку «Новая электронная почта» или использовать «CTRL + N».
Полученное новое окно сообщения должно быть довольно простым. Если вы когда-либо использовали Microsoft Word или аналогичную программу для редактирования текста, функции Basic Text, несомненно, будут вам знакомы.
На этом этапе вы указываете, кому вы отправляете свое сообщение, составляете ваше сообщение и нажимаете кнопку «Отправить». Это хорошо, если вы просто пишете одноразовое сообщение, и с этим покончено, но это еще не все.
A Обновление контактов
Когда вы создаете новое электронное письмо, первое, что вы, вероятно, сделаете, это введите своего получателя или получателей. Вы можете сделать это, просто введя их адреса электронной почты или вы можете нажать «Кому…» и выбрать имена из вашей адресной книги.
Помните, что если вы хотите быстро выбрать два или более адресов одновременно, удерживайте клавишу CTRL и щелкните каждое имя, которое хотите выбрать, затем выберите параметры адресации: Кому и Копия (или СК). Когда вы выбрали всех своих получателей, нажмите «ОК».
Если у вас еще нет адресной книги, мы предоставим вам покрытие. Вы можете импортировать ваши контакты в Outlook из вашего Gmail или аналогичного почтового сервиса.
Изменение адреса ответа
Допустим, у вас есть несколько учетных записей электронной почты, связанных с Outlook. Как вы отправляете почту с других ваших аккаунтов?
Вы заметите, что на кнопке «От» есть маленькая стрелка. Нажмите эту кнопку, и вы увидите другие учетные записи в раскрывающемся списке, чтобы выбрать другую учетную запись электронной почты.
Кроме того, вы можете использовать учетную запись электронной почты, которая не связана с Outlook, например, если вы используете чужой компьютер или ваш компьютер на работе, и вы хотите перенаправить ответы в свою личную учетную запись.
Если вы делаете это, имейте в виду пару вещей. Во-первых, все отправленные вами сообщения будут скопированы в папку «Отправленные», поэтому не отправляйте ничего личного, если только вы не собираетесь удалить его и очистить корзину. Кроме того, если вы отправите сообщение с вашей работы, они, вероятно, сохранят его на своем почтовом сервере.
Подпись и Канцелярия
Возможно, вы уже знакомы с понятием подписей или даже можете использовать их самостоятельно. По сути, подписи – это специальные заранее составленные фрагменты текста, которые можно добавлять к каждому сообщению. Это могут быть ваши контактные данные, важная информация о продукте или мероприятии, которое вы продвигаете, или просто глубокая цитата, которая вам действительно нравится.
В этом примере мы собираемся приложить подпись, детализирующую будущие планы отпуска. Мы прикрепим эту подпись ко всем электронным письмам, приходящим с нашего рабочего аккаунта, но не к ответам и пересылкам.
С этого момента, пока вы не удалите подпись с помощью этих настроек, ваше предупреждение об отпуске будет появляться каждый раз, когда вы создаете новое сообщение электронной почты.
Стационарные?
Сигнатуры достаточно легко выяснить, но как насчет стационарных? Пока это прямо здесь, давайте продолжим и обсудим это. Как и в случае с подписями, вы, вероятно, видели электронную почту стационарной в той или иной форме, но в основном она работает следующим образом: поскольку вы отправляете электронную почту в формате HTML, стационарная функция позволяет просто назначать фоны, различные стили шрифтов и цвет для вашего Сообщения.
Вы видите здесь, как это работает. Мы выбрали тему «Медведи» из списка, которая дает нам фон с мишками, украшающими ее.
Конечно, если вы на работе, вы можете воздерживаться от сообщений с плюшевыми мишками и тому подобным, но если вы хотите, чтобы ваши сообщения действительно выделялись, то вы можете использовать стационарную функцию для получения действительно привлекательных результатов.
Ответы и пересылка сообщений
Отвечать и пересылать сообщения очень просто, и вы, вероятно, уже заметили инструменты ответа на ленте.
Вы видите ответ, ответить всем (используйте с осторожностью) и переадресовать опции, которые довольно очевидны, но что из других вариантов?
Если вы нажмете «Встреча», тогда вы можете запросить встречу, когда ответите; проверьте все варианты, которые вы получаете, когда вы делаете это.
Мы собираемся более подробно рассказать о встречах в следующей статье, где мы обсудим возможности календарей Outlook.
Настройка параметров ответа и пересылки
Давайте откроем ответ и перенаправим варианты для быстрого просмотра. Существует несколько способов изменить внешний вид сообщений при ответе или пересылке, а также включить их в качестве вложения или нет.
Вы также можете установить, как будут открываться ответы и пересылки, а также будут ли ваши комментарии с вашим именем.
Остальные параметры почты Outlook
В опциях Mail происходит много других вещей, поэтому, прежде чем мы покинем вас сегодня, мы хотим потратить некоторое время на их обсуждение.
Вот некоторые основные вещи, такие как параметры редактора для изменения порядка составления сообщений, параметры орфографии и автозамены, а также параметры подписи и стационарных параметров, о которых мы уже говорили.
Многие из этих опций открываются для подопций. Например, если вы нажмете «Параметры редактора…», вы обнаружите целый ряд дополнительных флажков (разбитых на две категории: проверка и расширенные), чтобы пройти через них.
Прокручивая вниз, есть опции прибытия сообщений, чтобы выбрать, как Outlook будет предупреждать вас, когда сообщения приходят в ваш почтовый ящик.
А также как Outlook помечает элементы как прочитанные при использовании панели чтения.
Вы можете решить, как часто сообщения будут автоматически сохраняться, где они сохраняются и т. Д.
Когда вы отправляете сообщения, что происходит? С помощью параметров «Отправить сообщения» выберите уровни важности и чувствительности по умолчанию, автоматическую проверку имен и ряд других крошечных, но отличных настроек, которые вы можете внести в свой пользовательский опыт.
Если вы заинтересованы в отслеживании сообщений, есть способы внести изменения в это тоже. Например, здесь вы можете включить квитанции о прочтении, которые отправляют вам уведомление всякий раз, когда кто-то читает вашу электронную почту.
Наконец, мы находим несколько вариантов изменения формата сообщений, которые вы, вероятно, никогда не будете использовать.
Другие параметры имеют некоторые полезные функции, такие как отображение параметров вставки (возможно, раздражает) и необходимость отображения следующих и предыдущих ссылок в заголовках сообщений при чтении нескольких сообщений в папке «Входящие» (возможно, полезно).
Существуют также варианты для настройки того, как программа выполняет очистку диалога, но мы рассмотрим этот и другие аспекты управления почтой Outlook в следующей статье.
Электронная почта является неотъемлемой частью Outlook, поэтому неудивительно, что существует множество способов ее настройки. Само собой разумеется, что когда вы научитесь использовать Outlook, вы иногда будете возвращаться к опциям, чтобы изменить некоторые аспекты форматирования и поведения электронной почты.
Мы еще не закончили изучать Outlook, нам еще многое предстоит вам показать, например, как вы будете обрабатывать отправку и получение вложений, календарь, задачи и многое, многое другое. В настоящее время, однако, мы хотели бы услышать больше от вас, поэтому, пожалуйста, найдите время, чтобы написать нам краткую заметку на нашем дискуссионном форуме.
