Сегодня мы освещаем «скучные» вещи Outlook. Обслуживание и безопасность, в том числе поддержание и защита вашего файла данных Outlook 2013 – полного всех ваших важных данных – путем его резервного копирования и архивирования.
На данный момент, если вы использовали Outlook для создания и отправки электронных писем, и вы нашли время, чтобы импортировать контакты G-mail в адресную книгу или тот факт, что вы даже используете Outlook адресная книга означает, что у вас есть много данных, которые необходимо защитить.
Точно так же вы, вероятно, также потратили много времени и сил на создание своих календарей, добавление задач и списков задач, и, возможно, даже имеете кучу заметок, которые хотите сохранить.
Все это сводится к тому, что вы, по крайней мере, время от времени делаете резервные копии своего файла данных, потому что, как может засвидетельствовать любой из нас, потерять все ваши данные и разочаровывать их приходится довольно печально.
Панель управления почтой
Для начала давайте взглянем на панель управления почтой в Windows.
Как показано на рисунке, у вас есть доступ к трем ключевым областям настройки Outlook. При этом нажатие кнопок «Учетные записи электронной почты…» или «Файлы данных …» откроет то же окно на соответствующих вкладках.
На следующем снимке экрана мы видим вкладку «Электронная почта», которая позволяет вам выполнять действия с вашими учетными записями электронной почты, например восстанавливать или изменять их. Вы также можете увидеть, где хранятся данные для каждой учетной записи.
Если вы хотите напрямую воздействовать на эти файлы данных, вам нужно нажать на вкладку «Файлы данных». Есть несколько полезных вещей, которые вы можете сделать здесь.
Например, вы можете нажать кнопку «Открыть местоположение файла», чтобы увидеть, где находятся ваши файлы данных. Это удобно, потому что вы хотите знать, где они находятся, на случай, если вам когда-нибудь понадобится их отсканировать и починить (обсуждается в следующем разделе).
Есть еще одна интересная функция, которую вы можете использовать в окне настроек учетной записи. Если ваши файлы данных стали огромными и занимают тонны дискового пространства (некоторые люди собирают гигабайты на гигабайтах старой электронной почты), вы можете сжать их.
Нажмите кнопку «Настройки» на вкладке «Файлы данных», а затем нажмите «Сжать сейчас», чтобы уменьшить размер файла данных Outlook.
Панель управления почтой – это надежный способ сохранить ваши файлы данных и профили, но это не единственный способ, и приложение Outlook также позволит вам администрировать ваши почтовые ящики. Мы покажем вам эти элементы управления сразу после того, как продемонстрируем, как восстановить ваши файлы данных.
Запуск инструмента обслуживания PST
Если вы еще не заметили, данные Outlook хранятся в файле .PST или .OST, и в большинстве случаев в этом нет ничего плохого.
К сожалению, иногда ваши данные становятся поврежденными, что не означает, что они плохие или безнадежно нуждаются в восстановлении, вам просто нужно запустить прилагаемое средство восстановления папки «Входящие». Средство восстановления папки «Входящие» или «ScanPST» будет сканировать и восстанавливать файл ваших личных папок, проверяя и исправляя любые ошибки при создании резервной копии вашего поврежденного файла .PST или .OST на случай, если во время восстановления произойдет ошибка.
Средство ScanPST можно найти в папке установки Outlook, обычно это C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Когда вы найдете его, дважды щелкните утилиту ScanPST, чтобы запустить ее.
Первое, что вам нужно сделать, это просмотреть, где находятся ваши файлы .PST или .OST. На следующем скриншоте вы видите, где они находятся на нашем компьютере. Мы выбираем один и нажимаем «Открыть».
Если ScanPST обнаружит какие-либо ошибки, он сообщит вам об этом и предложит отремонтировать. Нажмите кнопку с подходящим названием, чтобы начать указанное восстановление.
После завершения программа ScanPST сообщит вам, что ваш файл Outlook был успешно восстановлен.
При необходимости вы можете закрыть инструмент или повторить процесс для любых других файлов данных.
Автоматическое архивирование ваших данных
Давайте дополним некоторые важные сведения о том, как лучше всего архивировать и резервировать ваши данные. Первое, что мы хотим обсудить, – это параметры автоархивации. Чтобы начать, нажмите вкладку «Файл» на ленте, чтобы увидеть следующий экран.
Сразу же обратите внимание, что вы можете выбрать, какую учетную запись вы хотите посетить (если применимо), щелкнув раскрывающееся меню над кнопкой «Добавить учетную запись».
Давайте нажмем кнопку «Инструменты очистки» и затем выберите «Очистка почтового ящика» из вариантов.Ниже приведены варианты, которые вы увидите. Здесь все посвящено удалению жира из вашего почтового ящика и архивированию старых сообщений.
Нажатие на кнопку «Автоархивация» означает, что Outlook будет автоматически архивировать любые почтовые папки, которые были настроены как таковые. Чтобы настроить параметры автоархивации, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши почтовую папку и выбрать вкладку «Автоархивирование».
Здесь мы видим типичное окно свойств почтовой папки. Вкладка «Автоархивация» позволит вам настроить способ автоматического архивирования папки. Обратите внимание, что на этом снимке экрана у нас есть папка, настроенная на автоархивирование в соответствии с собственным расписанием и действиями.
Вы также можете назначить папку для автоархивации в соответствии с общими параметрами автоархивации Outlook по умолчанию. Если вы установите для папки настройки по умолчанию, а затем нажмите «Настройки архива по умолчанию…», вы увидите следующее диалоговое окно (поскольку они «по умолчанию», любые изменения, которые вы здесь зададите, будут применяться ко всем папкам, для которых настроен автоархив по умолчанию).
Не забудьте, что вы также можете найти эти настройки, открыв Опции и щелкнув заголовок «Дополнительно».
Теперь перейдем к ручному архивированию ваших данных.
Архивирование ваших данных вручную
Проще говоря, если вы не хотите использовать автоархивирование или хотите самостоятельно упростить процедуру архивирования, вернитесь к инструментам очистки, найденным на экране «Информация об учетной записи», а затем нажмите и выберите «Архивировать», чтобы открыть следующий диалог.
Достаточно просто, вы просто хотите выбрать папку, которую вы хотите заархивировать, выбрать дату для ваших элементов архива, а затем выберите папку, в которую вы хотите сохранить свой архив. Вот и все, вы сделали!
Резервное копирование и восстановление файла данных Outlook
Резервное копирование файлов данных Outlook так же просто, как копирование файлов .OST или .PST на другой жесткий диск, облачный сервер, флэш-диск или другой носитель. Вы помните, как найти свои файлы данных?
Откройте панель управления почтой и нажмите кнопку «Файлы данных». Нажмите «Открыть местоположение файла…», и вы сможете сделать резервную копию ваших файлов данных.
Напомним, что вы можете навсегда переместить файлы данных в облачное хранилище, например в папку OneDrive или Dropbox, что гарантирует техническую поддержку данных Outlook.
Чтобы восстановить файл резервной копии данных, вернемся на вкладку «Файл» и выберите «Открыть файл данных Outlook».
На следующем снимке экрана File Explorer автоматически открывается в наши архивы, но вы, очевидно, можете просмотреть, где находятся ваши файлы данных.
Выберите нужный файл и нажмите «Открыть», чтобы получить доступ к данным, сохраненным в файле. После восстановления вы сможете просматривать и просматривать элементы, как обычно.
Если вам больше не нужен доступ к файлу резервных копий данных, вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши самую верхнюю папку и выбрать опцию закрытия.
Резервное копирование и восстановление файлов данных – это, в основном, ручное действие, но если вы настроили свои папки на частое автоархивирование, и они были заархивированы в какое-либо место, например, в облачную папку, то у вас есть некоторый запас безопасности.
Однако лучший способ убедиться в том, что вы не потеряете данные, – это регулярно делать резервные копии ваших файлов данных оптом. Есть что-нибудь, что вы хотели бы добавить? Пожалуйста, дайте нам знать на нашем форуме. Как всегда, мы с нетерпением ждем ваших отзывов.
