Если вы не живете жизнью, свободной от обязанностей, солнце, вероятно, встает и закрепляется в вашем ежедневном календаре. Если вы не знаете, что происходит ежедневно, вы можете быстро оказаться в лабиринте пропущенных встреч и неожиданных встреч.
Давайте поговорим о календарях Outlook, потому что за пределами электронной почты (возможно, даже в большей степени иногда) организация и продуктивность зависит от способности управлять событиями и выполнять работу. Одна из вещей, которую Outlook делает с большим апломбом, возможно, лучше, чем большинство других приложений, – это календари. Функции календаря Outlook не имеют себе равных в создании, изменении и обмене событиями.
Эта статья будет сосредоточена в основном на простых вещах. Мы покажем вам, как создавать и управлять своими календарями, добавлять встречи, встречи, а также делиться ими с другими в вашей адресной книге для облегчения совместной работы. К тому времени, как мы это сделаем, мы покажем, как помимо использования Outlook для основ, таких как электронная почта или контакты и адресные книги, вы можете включить календарь в свою занятую жизнь и улучшить свой дом или небольшой офис.
Основы календаря
Всякий раз, когда вы используете Outlook, вы будете иметь в своем распоряжении возможности календаря. Даже если у вас нет настроенной учетной записи электронной почты, вы все равно можете использовать Outlook для остальных его функций. Однако календарь работает лучше всего, если вы можете воспользоваться его возможностями для совместной работы, поэтому использование учетной записи электронной почты гарантирует, что вы сможете отправлять приглашения на собрания и получать уведомления участников.
В любом случае, это ваш основной ежедневный календарь, то есть календарь по умолчанию, связанный с вашим профилем Outlook по умолчанию. Это ежемесячное представление, но вы можете использовать функции на вкладке «Упорядочить», чтобы изменить представление.
Например, ниже представлен вид рабочей недели (по сравнению с видом всей недели). Это очень просто, с погодой (вы можете установить его в свой город) и с окном поиска. Если у вас есть какие-либо встречи или встречи, вы увидите их здесь, и вы можете перейти к предыдущей или следующей неделе, нажав кнопки «Предыдущая встреча» или «Следующая встреча», соответственно, по краям календаря.
Давайте немного продолжим и сосредоточимся на том, как изменить расположение вашего календаря, чтобы оно лучше соответствовало вашим конкретным или конкретным потребностям.
Разминая мышцы календаря
Вы можете сделать совсем немного, чтобы изменить расположение и внешний вид вашего календаря. Если вы перейдете на вкладку «Вид» ниже, вы увидите целый ассортимент стилей, которые вы можете использовать для календаря, соответствующего вашим организационным потребностям.
Проверьте следующий календарь. Мы внесли небольшие изменения в его внешний вид. С одной стороны, вы можете изменить цвет, который является тонким, но приятным на ощупь.
На вкладке «Вид» можно добавить несколько других представлений, чтобы подчеркнуть режим, в котором вы находитесь. Например, есть панель «Задачи», которая позволяет добавлять календари, людей и задачи в правый столбец (см. Выше). Эта панель заданий настраивается в соответствии с режимом, в котором вы находитесь, поэтому даже если у вас включены задачи и календарь, как на снимке экрана выше, если вы переключитесь на свою папку входящих сообщений, вам нужно будет снова включить To -До Бар.
Рекомендуется поиграть с вкладкой «Вид» в каждом режиме, потому что они не все будут одинаковыми. Например, панель чтения не очень используется в представлении календаря, но она определенно является отличным дополнением к вашей папке входящих.
Точно так же проверьте ежедневное представление календаря с включенным Ежедневным Представлением Задачи. Здесь вы можете увидеть свой ежедневный календарь со своими задачами ниже.
Мы еще много поговорим о задачах в следующей статье, но теперь давайте сосредоточимся на всем, что вы хотели бы знать о встречах и встречах.
Добавление встреч и встреч
Давайте посмотрим на организацию встреч и встреч. В следующем примере мы организуем вечеринку с пиццей. Тема, конечно же, заключается в характере встречи, и хотя вечеринка с пиццей не обязательно является «встречей», у вас возникает идея. Затем вы можете добавить другие данные, например, где проходит вечеринка с пиццей, а также время ее начала и окончания.
Существует много места (технически неограниченного) для добавления заметок, инструкций или указаний к событию. Конечно, это небольшая вечеринка, если там нет других людей. Поэтому нам нужно пригласить несколько участников. Когда вы приглашаете людей, это больше не считается назначением. Вместо этого Outlook меняет его на встречу. На следующем скриншоте мы видим, что наша новая встреча перевернулась.
Вы можете ввести имена вручную или нажать кнопку «Кому», чтобы добавить участников из вашей адресной книги. Если вы еще не настроили адресную книгу, мы можем рассказать вам, как добавлять контакты и управлять ими, а также импортировать контакты из других источников, таких как Gmail.
Вы можете сразу перейти к поиску и просто нажать «Новое собрание» на вкладке «Главная» ленты. Когда вы приглашаете участников, у вас есть возможность запросить дополнительные варианты ответа.
Если вы запросите ответ (а не просто добавите слово и оставите его при этом), то приглашенные получат шанс на RSVP. Обратите внимание, что это прекрасно работает с таким продуктом Microsoft, как учетная запись электронной почты Outlook.com, где вам прямо в сообщении предлагаются варианты ответа.
В Gmail вы сможете действовать по приглашению почти таким же образом. Как бы вы ни ответили, он будет отправлен организатору мероприятия и автоматически добавлен в их Outlook.
Теперь, когда мы четко определились с назначениями и встречами, мы перейдем к их изменению и отмене, потому что изменения неизбежны, и иногда наши лучшие планы проваливаются.
Изменение или отмена собраний и отслеживание ответов
Что-то произошло, и нам нужно перенести нашу вечеринку с пиццей на субботний вечер. Это не проблема для нас, но как насчет наших посетителей? Что ж, их планы полностью зависят от них, но Outlook по крайней мере позволяет легко предупреждать их об изменениях.
Чтобы изменить собрание и предупредить своих участников, сначала откройте событие из календаря Outlook и внесите необходимые изменения. В этом случае мы просто перенесем собрание назад на один день. Обратите внимание, что вы можете нажать «Отправить обновление», и ваши приглашенные будут уведомлены об изменениях.
На этом этапе, если кто-либо из участников ранее принял ваше приглашение, он должен будет повторно принять его.
Сейчас самое время показать, как отслеживать ход вашей встречи. Нажмите кнопку «Отслеживание», и отсюда вы сможете увидеть ход вашей встречи. Прямо сейчас, только один приглашенный принял, так что, возможно, эта суббота не очень хорошее время.
Ох, опять что-то только что появилось, и нам нужно отменить встречу. Просто нажмите кнопку «Отменить встречу». Ваше приглашение теперь изменится, и вы получите кнопку «Отправить отмену», чтобы нажать и отправить плохие новости.
Это так просто, что ваши предыдущие приглашенные получат обновленное электронное письмо, и событие будет удалено из вашего календаря Outlook.
События
После того, как ваши встречи будут превращены в встречи и сохранены, вы увидите это в своем календаре. Когда вы наведете на него курсор, вы увидите соответствующие детали. На этом этапе, если все хорошо, вы можете оставить это и перейти к другим вещам.
Однако, если вы хотите изменить или удалить его, вы можете открыть его, дважды щелкнув по нему или применив соответствующее действие на ленте, которое здесь называется кнопкой «Открыть».
Вы также можете получить доступ ко многим из тех же элементов управления ленты из контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши.
Открыв встречу или встречу, обратите внимание на вкладку «Параметры», которая позволит вам повлиять на некоторые изменения, такие как изменение вашего статуса (Занят, Предварительный, Вне офиса и т. Д.), Установить напоминание, изменить часовой пояс и, наконец, установить событие как повторяющееся.
Часто встречающиеся события, такие как еженедельное собрание или ежеквартальное мероприятие с доходами, или просто обед с другом, так что полезно знать, как их настроить. Как вы можете видеть на скриншоте, это должно быть довольно легко. Вы можете установить время встречи, схему и, конечно, диапазон или продолжительность повторения.
Вы видите на следующем изображении, что мы настроили повторяющееся событие для каждого понедельника в 13:00, которое будет продолжаться бесконечно.
Важно помнить, что хотя собрания и встречи имеют несколько ключевых отличий, они все равно выглядят и могут быть изменены одинаково, поэтому все варианты встреч, которые вы видите для встреч, будут одинаковыми для встреч.
Присоединение файла или документа к элементу календаря
Представим, что вы договорились о встрече, например, чтобы отвезти своего питомца к ветеринару или заменить масло, и в любом случае у вас есть документ или изображение, которое вы хотите прикрепить к нему, чтобы вы не забыли.
В следующем примере мы наконец-то меняем нашу нефть и получаем купон на нее.Вы можете распечатать купон и попытаться запомнить его заранее, или вы можете просто прикрепить его к встрече, чтобы, когда Outlook напоминает вам, купон был прямо здесь, чтобы вы могли распечатать его, пока вы думаете об этом.
Для этого вы хотите нажать «Прикрепить файл», а затем перейти к месту, где он был сохранен. Вы можете вставить файл как есть, вставить его как текст или вставить местоположение файла в виде гиперссылки. В этом случае мы просто прикрепим PDF как есть.
Конечно, это будет очень полезная функция, если вам нужно обмениваться документами для деловой встречи, рассылать учебные материалы студентам или всякий раз, когда ситуация может потребовать дополнительную информацию.
Управление и обмен календарями
Управление календарями позволит вам выполнить две вещи. Вы можете открывать календари из разных источников, а также создавать и сохранять группы календарей.
Если вы нажмете кнопку «Открыть календарь», вы сможете создать календарь из нескольких источников, в том числе из Интернета, или создать пустой календарь. Одним из преимуществ создания пустого календаря является то, что вы можете разделить свою работу и домашнюю жизнь.
На следующем снимке экрана вы видите, что было создано несколько календарей, и мы также создали специальную группу для работы. Вы можете перетаскивать события из одного календаря в другой; Вы видите, как у нас есть запись для еженедельного собрания в двух календарях, которые мы выбрали для показа.
Возможность перетаскивать события между календарями означает, что, если вы потратили время на добавление встречи или собрания, если позже вы решите, что это должно быть в другом календаре, вам не нужно повторно создавать события.
Наконец, вы можете делиться календарями, которые должны быть довольно понятными, хотя стоит отметить возможность отправки по электронной почте календаря. Мы кратко рассмотрели это в предыдущей статье, это просто еще один способ сделать это. Здесь на следующем снимке экрана вы видите, что происходит, когда вы используете эту опцию.
Вы можете указать, каким календарем вы делитесь, диапазон дат (от одного дня до всего календаря), уровень сведений, которыми вы хотите поделиться (простая доступность, ограниченные и полные сведения), а также несколько дополнительных параметров, которые вы можете использовать.
Общий доступ означает, что вы можете быстро, легко и беспрепятственно распространять информацию календаря среди других пользователей Outlook, а также интегрировать отправленные вам календари.
Параметры календаря
Есть несколько вариантов календаря для сортировки (хотя не так много, как с электронной почтой). Большинство из этих опций предназначены для более эффективной работы календаря с вашими профессиональными и личными потребностями.
Например, вы можете изменить рабочее время и рабочую неделю, добавить праздничные дни, изменить часовой пояс, установить цвет по умолчанию и даже выбирать между градусами Фаренгейта и Цельсия. Пройдите через них на досуге и попробуйте, что лучше для вас.
Функции календаря в Outlook являются первоклассными, и если вы работаете в организации с центральным сервером Exchange, вы, вероятно, знакомы с тем, как вы можете совместно работать над общими календарями, просматривать события и многое другое. Все это без проблем работает в вашей локальной установке Outlook для дополнительной мощности и удобства.
Дома приятно иметь календарь с таким количеством функций в одной программе. Нет необходимости переключаться из приложения электронной почты в приложение календаря, вы можете планировать события и быстро приглашать участников всего несколькими щелчками мыши и многое другое.
Но этого достаточно, чтобы поговорить с нами. Почему мы не слышим от вас сейчас? Дайте нам знать ваши мысли или оставьте свои комментарии на нашем форуме.
