Outlook 2013 позволяет назначать категории материалам и настраивать указанные категории. Суть категорий в том, что они универсальны в Outlook, и вы можете назначить каждую категорию комбинации клавиш. Таким образом, вы можете классифицировать электронную почту, события календаря и заметки с помощью нескольких быстрых нажатий клавиш.
За последние несколько месяцев мы много говорили о Outlook 2013 и его различных частях. Мы говорили о том, как освоить наиболее важные функции, такие как создание и отправка электронной почты, а также создание и управление контактами и даже импорт контактов Gmail. Мы также рассмотрели другие вещи Outlook, такие как, как вы можете создавать списки задач, чтобы держать вас в курсе дел. И, конечно же, есть все важные календарь, который необходим всем, кто хочет эффективно соблюдать график.
Все это означает, что вы можете многое с этим сделать, чтобы лучше управлять своей занятой работой и даже личной жизнью. Однако перед тем, как мы закроем наш взгляд на Outlook 2013, мы решили, что нам следует лишь кратко охватить два оставшихся аспекта, которые мы считаем нужными отметить: категории и поиск.
О тех категориях
Чтобы настроить категории, нажмите кнопку «Категоризация», а затем выберите «Все категории…» в раскрывающемся меню. Используя этот диалог, вы можете создавать новые категории, удалять старые, переименовывать, изменять цвета и назначать сочетания клавиш.
На следующем снимке экрана обратите внимание, как мы присвоили «CTRL + F2» синей категории.
Теперь, например, вы можете применять категории к чему угодно. Возьмите наш глупый пример ниже, у нас есть задача «жить по-местному», и мы пометили его категориями Личная (фиолетовая) и Срочная (красная).
Помните этот очень полезный совет: после того, как вы назначите сочетания клавиш для своих категорий и поместите свои категории в память, они могут быстро справиться с организацией почты, встреч и других элементов Outlook.
Например, вот заголовок электронного письма из нашего почтового ящика, мы пометили его категорией «Работа». Отныне, если нам нужно искать это конкретное сообщение, мы можем использовать категории для фильтрации несвязанных сообщений.
Имейте также в виду, что вы можете быстро пометить задачи, электронные письма и другие элементы Outlook с помощью категории по умолчанию, например на следующем снимке экрана. Здесь мы пометили несколько задач как СРОЧНЫЕ, просто нажав на маленькое поле в столбце КАТЕГОРИИ.
Понятно, что категории могут быть очень полезны, и они в основном неопознанные функции в Outlook. Научитесь эффективно их использовать, и вы сможете организовать все свои вещи в соответствующих категориях.
Простой поиск в Outlook
Давайте подведем итоги, кратко поговорив о поиске элементов в Outlook. Мы подразумеваем, что это в основном относится к почте, но поиск распространяется по всему приложению. Когда вы щелкаете по панели поиска, например, в папке «Входящие» (или в любой другой почтовой папке), лента меняется, давая вам множество инструментов поиска.
Почему все это здесь? Проще говоря, чем больше способов найти сообщение, тем больше у вас шансов его найти. Смотрите здесь на следующем снимке экрана, мы нажимаем кнопку «Тема», и мы можем заполнить соответствующее пространство тем, что мы хотим, чтобы предмет содержал. В этом случае мы хотим найти любые предметы, касающиеся «Работа».
Обратите внимание, что всплывающие результаты на самом деле являются Задачами, что демонстрирует, как Outlook возвращает результаты поиска из всего, что оно хранит.
Если вас интересуют максимальные навыки поиска в Outlook, вы можете быстро преодолеть беспорядок, потратив немного времени и опробовав настройки ленты поиска. Имейте в виду, что если ваши результаты слишком широки и разнообразны, вы всегда можете уточнить свой объем, используя инструменты Scope с соответствующим названием.
Наконец, если вы чувствуете, что вам нужна мощь и полный контроль над поиском, попробуйте воспользоваться найденной формой расширенного поиска, нажав кнопку «Инструменты поиска» в разделе «Параметры».
Использование формы расширенного поиска – это, безусловно, лучший и удобный способ поиска в Outlook, но какой бы метод вы ни использовали, мы уверены, что вы сразу же поймете, как найти свои материалы.
Параметры поиска
Outlook работает с Windows Search, о которой мы недавно написали целую серию. Эти параметры влияют на способ поиска элементов как в Windows, так и в Outlook.
Обратите внимание, что если вы нажмете «Параметры индексирования…», вы откроете панель управления «Параметры индексирования», где вы можете настроить, как или индексируется ли Outlook индексатором поиска Windows. Остальные эти параметры имеют дело главным образом с результатами поиска, например с тем, как они отображаются и откуда отображаются результаты.
Категории и поиск – это две неординарные функции, которые вы можете добавить в свой репертуар Outlook, что значительно облегчит работу с Office. Если вы широко используете Outlook и получаете много писем, создаете много встреч в календаре или генерируете длинные списки задач, то важно не только организовать их, но и иметь возможность искать что-либо, особенно если вы знаете то, что вы ищете, бесценно.
