Учитывая количество сообщений электронной почты, которые вы получаете за определенный день, трудно сохранять их правильными, независимо от того, как вы организовываете входящие. Сегодня мы покажем вам, как использовать функцию «Заметки» для улучшения организации.
Одна из функций Outlook, о которой много не говорят и, возможно, недостаточно используют, – это Notes. Использование заметок в Outlook может помочь вам запомнить важные идеи и организовать свою работу. Здесь мы рассмотрим использование Notes в Outlook 2010, но эта функция доступна в Office 2002 и более поздних версиях.
Использование заметок в Outlook 2010
Чтобы получить доступ к функции «Примечания» в Outlook 2010, нажмите кнопку «Примечания» на панели навигации.
Вы также можете нажать кнопку со стрелкой, чтобы показать больше или меньше элементов. Таким образом, вы можете использовать заметки в виде кнопки большего размера для более легкого доступа, если вы часто ее используете.
Функция Notes открывается и для создания новой заметки нажмите New Note на ленте.
После создания заметки просто закройте ее, и она автоматически сохранится в вашем списке.
На вкладке «Главная» в текущем представлении вы можете изменить параметры просмотра заметок. Здесь мы установили Список заметок , чтобы мы могли легко видеть содержимое заметки и другую подробную информацию.
Если они отображаются в виде значков, можно навести указатель мыши на заметку и просмотреть предварительный просмотр ее содержимого.
Вы также можете сортировать свои заметки в алфавитном порядке в режиме просмотра значков. Щелкните правой кнопкой мыши пустую область в окне и выберите «Сортировка» в контекстном меню.
На экране Сортировка выберите Сортировать элементы по теме и, если вы хотите, чтобы это было По возрастанию или По убыванию, и нажмите OK.
Вот и вы! Ваши заметки затем сортируются в алфавитном порядке. Вы также можете отсортировать их по цвету, контакту, значку и т. Д.
Если у вас есть несколько открытых заметок в Windows 7, вы можете легко получить к ним доступ с панели задач вместе со всем остальным, что вы могли открыть в Outlook.
Добавить новую кнопку заметки на панель быстрого доступа
Если вы обнаружите, что часто используете функцию Notes, вы можете добавить ее на панель быстрого доступа. Чтобы добавить его, нажмите раскрывающееся меню и выберите More Commands .
Параметры Outlook откроются … в раскрывающемся меню команд и выберите Все команды .
Затем прокрутите вниз, выделите «Новая заметка» и нажмите кнопку «Добавить».
Вы должны увидеть его в разделе «Настройка панели быстрого доступа», нажмите «ОК», чтобы закрыть параметры Outlook.
Теперь вы увидите значок «Новая заметка» на панели быстрого доступа.
Нажмите на нее, и вы сможете создать новую заметку, просматривая папку «Входящие», не заходя в раздел «Заметки».
Почтовые заметки
Еще одна полезная функция Notes в Outlook – вы также можете отправлять им электронные письма. Щелкните правой кнопкой мыши заметку, которую вы хотите отправить, и выберите Переслать.
Теперь отправьте его, как любой другой адрес электронной почты.
Вы также можете связать заметки с вашими контактами. Откройте заметку, щелкните значок в левом верхнем углу и выберите «Контакты».
Теперь введите имя контакта, с которым вы хотите связать заметку, или нажмите кнопку Контакты, чтобы просмотреть список контактов.
Перемещение или копирование заметок в календарь или другие папки
Иногда вы можете захотеть переместить или скопировать ваши заметки в другое место в Outlook. Здесь мы рассмотрим копирование заметки в календарь. Выберите раскрывающееся меню «Переместить» на ленте, затем выберите, чтобы переместить или скопировать его в другое место.
Выберите, куда вы хотите переместить или скопируйте его в… в этом случае Календарь, затем нажмите OK.
Календарь откроется, и вы сможете перейти и запланировать его так, как вы хотите. Примечания
Настройте свои заметки
Если вас не устраивает внешний вид ваших заметок в желтом виде, их можно настроить. Перейдите на вкладку «Файл» для доступа к представлению Backstage и нажмите «Параметры».
Нажмите «Заметки» и «Журнал», и в разделе «Примечания» вы можете настроить цвет, шрифт и размер.
Вот пример примечания после того, как мы настроили цвет, размер и шрифт.
Заключение
Если вы живете в Outlook в течение рабочего дня и хотите быстро и легко изложить свои мысли, вам может пригодиться функция Notes. Это руководство, безусловно, поможет вам понять и использовать Notes в Outlook. Как насчет вас? Используете ли вы функцию заметки? Считаете ли вы их полезным инструментом для лучшей организации вашей работы? Оставьте комментарий и дайте нам знать.
