Построить организационную диаграмму в Visio 2010

В наши дни, пытаясь управлять бизнесом, очень важно иметь организационную диаграмму, чтобы все было под контролем. Здесь мы покажем вам, как создать его в Visio 2010.

Эта гостевая статья была написана нашими друзьями в Клуб Office 2010 .

Потребность в организационных диаграммах

Необходимость создания организационных диаграмм становится в наши дни незаменимой, поскольку компании начинают уделять большое внимание найму персонала для обеспечения доступности, увеличения производительности и ориентации на различные рынки. Учитывая это строгое изменение, создание организационной схемы может помочь заинтересованным сторонам с легкостью понять постоянно растущую организационную структуру и иерархию. Это показывает основную структуру организации наряду с определением отношений между сотрудниками, работающими в разных отделах.

К счастью, Microsoft Visio 2010 предлагает простой способ создания организационной диаграммы. Как и прежде, ортодоксальные способы составления списков организационной иерархии использовались для определения структуры отделов наряду с возможными коммуникациями, в том числе; горизонтальные и вертикальные коммуникации. Чтобы преобразовать эти списки, которые определяют организационную структуру, в детальную диаграмму, Visio 2010 включает надстройку для импорта электронной таблицы Excel, которая пригодится для извлечения данных из электронной таблицы для создания организационной диаграммы.

Важно отметить, что вам не нужно баловаться лабиринтом определения организационных иерархий и упорядочивающей структуры, поскольку вам просто нужно указать заголовки столбцов и строк вместе с данными, которые необходимо импортировать, и это автоматически создаст определение диаграммы; организационные иерархии с указанными учетными данными каждого сотрудника, классифицированные в соответствующих подразделениях.

Создание организационных диаграмм в Visio 2010

Для начала мы создали электронную таблицу Excel с полями: Имя, Руководитель, Назначение, Отдел и Телефон . Поле Name содержит имена всех сотрудников, работающих в разных отделах, а поле Supervisor содержит имена руководителей или руководителей команд. Это поле является жизненно важным для создания организационной диаграммы, поскольку оно определяет базовую структуру и иерархию в диаграмме.

Теперь запустите Visio 2010, перейдите на вкладку «Вид» в меню «Надстройки», в меню «Бизнес» выберите «Мастер организационной диаграммы».

Это запустит Мастер организационных диаграмм, на первом этапе включите Информация, которая уже сохранена в файле или базе данных , и нажмите Далее.

Поскольку мы импортируем лист Excel, выберите второй вариант для импорта электронной таблицы Excel.

Укажите путь к файлу Excel и нажмите «Далее», чтобы продолжить.

На этом этапе вам необходимо указать поля, которые фактически определяют структуру организации. В нашем случае это поля Имя & Supervisor . После указания полей нажмите Далее, чтобы продолжить.

Организационная структура в первую очередь предназначена для отображения иерархии отделов/сотрудников, работающих в организации, а также того, как они связаны друг с другом и кто кого контролирует. Учитывая это, на этом шаге мы будем опускать поле Supervisor, поскольку его включение не потребуется, поскольку Visio автоматически выбирает базовую структуру, определенную в листе Excel. Добавьте остальные поля в категорию Отображаемые поля и нажмите Далее.

Теперь выберите поля, которые вы хотите включить в формы организационной диаграммы, и нажмите Далее.

На этом этапе разбивается диаграмма на несколько страниц. Если вы работаете с более чем 100 сотрудниками, вы можете указать количество страниц, на которых будет отображаться организационная диаграмма. Но в нашем случае мы имеем дело с гораздо меньшим количеством данных, поэтому мы включим я хочу, чтобы мастер автоматически разбивал мою организационную диаграмму по страницам . Укажите имя, которое нужно показать в верхней части страницы. Если у вас менее 20 иерархий, введите имя сотрудника с самым высоким рейтингом в организации и нажмите «Готово», чтобы завершить работу мастера.

Он мгновенно создаст организационную диаграмму из указанной электронной таблицы Excel. Сотрудник с самым высоким рейтингом будет отображаться в верхней части организационной структуры, контролируя различных сотрудников из разных отделов. Как показано ниже, его непосредственные подчиненные далее управляют другими сотрудниками и так далее.

Для предварительной настройки перейдите на вкладку Org Chart , здесь вы найдете различные группы для настройки иерархии Org Chart и управления должностями других сотрудников. В группе Упорядочить можно изменить расположение фигур, что упрощает навигацию по диаграмме. Вы также можете изменить тип должности и скрыть подчиненных выбранного сотрудника.

Из группы Изображение вы можете вставить изображение сотрудников, отделов и т. Д. Из группы синхронизации вы можете создать синхронизированную копию и расширить подчиненных выбранного сотрудника. В группе «Данные организации» вы можете изменить весь макет организационной диаграммы из Параметры отображения , включая; отображение формы, отображение делителя, включение/отключение импортированных полей, изменение положения блока, заливка цветов и т. д.

Если в какой-то момент вам необходимо вставить новую вакансию или объявить вакансию, на левой боковой панели всегда доступен шаблон организационной диаграммы. Перетащите нужную форму организационной диаграммы на страницу основной диаграммы, чтобы сохранить целостность структуры, т. Е. Для вставки подчиненных для конкретного сотрудника перетащите форму позиции поверх существующего поля формы сотрудника.

Например, мы добавили консультанта в организации, который находится непосредственно под руководством генерального директора, для поддержания этого мы перетащили рамку Консультант и просто перетащили ее через рамку генерального директора, чтобы занять непосредственную подчиненную позицию.

Добавление подробностей в новую позицию – это просто, просто щелкните правой кнопкой мыши поле новой позиции и выберите Свойства.

Откроется диалоговое окно Shape Data, начните заполнять всю необходимую информацию и нажмите OK.

Здесь вы можете видеть, что вновь созданная позиция легко заполняется всей указанной информацией. Теперь расширение организационной диаграммы больше не требует ведения длинных списков. На вкладке «Дизайн» вы также можете опробовать различные варианты дизайна и макета организационной диаграммы, чтобы она выглядела более яркой и профессиональной.

Заключение

Организационная диаграмма – отличный способ показать подробные организационные иерархии; с определенными полномочиями сотрудников, структурой отделов, новыми вакансиями, вновь нанятыми сотрудниками, недавно добавленными отделами и, что важно, показывает наиболее удобный способ взаимодействия между различными отделами и сотрудниками и т. д.

Оцените статью
TutoryBird.Ru
Добавить комментарий