Microsoft Access используется во многих компаниях для хранения и доступа к информации. Вы также можете легко создать простой отчет с помощью мастера отчетов.
Откройте базу данных Access и нажмите «Отчеты», расположенные в поле «Объекты» с левой стороны. На верхней панели инструментов нажмите кнопку «Новый», чтобы начать новый отчет.
В окне «Новый отчет» выберите «Мастер отчетов», а ниже выберите в раскрывающемся списке запрос или таблицу, в которой вы хотите собрать данные для создания отчета. В этом случае я хочу создать отчет о клиентах Tech_Company. После того, как вы выбрали правильные данные, нажмите OK.
Эта следующая часть мастера позволяет вам выбирать различные поля из выбранной вами таблицы или запроса. Это замечательно, когда вы хотите создать отчет только на основе определенных данных в таблице. Выделите информацию в доступных полях и нажмите кнопку со стрелкой, чтобы переместить ее в выбранные поля. Здесь я выбрал имя клиента, фамилию, город и номер телефона. На этом этапе вы можете выбрать «Готово», но давайте использовать немного больше возможностей мастера, нажмите «Далее».
В этом окне вы можете выбрать добавление группировки к различным частям ваших данных. Поскольку я демонстрирую простой отчет (скоро появятся дополнительные учебники по написанию пользовательских отчетов), просто нажмите «Далее».
Здесь вы выбираете, в каком порядке данные будут отображаться в отчете. Это настройка, которую вам нужно будет решить, исходя из того, как вы хотите представить данные. Здесь я выбираю сортировку Фамилии каждого клиента в порядке возрастания.
Здесь вы выберете макет отчета. Еще раз в зависимости от того, как вы хотите представить данные, будет определяться макет. Для этого отчета я выбираю Layout = Tabular, Orientation = Portrait, и обычно лучше всего поставить галочку «Настроить ширину поля, чтобы все поля помещались на странице. Это гарантирует, что все соответствующие данные находятся на каждой странице, а не разбросаны по нескольким страницам. Нажмите на Далее.
Далее вы выберете стиль или внешний вид отчета. Еще раз используйте свое лучшее творческое суждение. Для этого отчета я выбираю Bold. Нажмите на Далее.
Вы почти закончили! Выберите название для вашего отчета. Если это будет отчет, который вы планируете время от времени сохранять и запускать, убедитесь, что вы используете хорошее соглашение об именах, чтобы вы и другие пользователи базы данных могли легко найти отчет и запустить его. После того, как вы назвали свой отчет, нажмите Готово.
Теперь вы увидите результаты созданного вами отчета. Отсюда вы можете распечатать отчет, вернуться и внести изменения в дизайн или, возможно, добавить дополнительные таблицы или поля. Если вы довольны тем, как выглядит отчет, сохраните его, и вы сможете просмотреть его, когда вам это нужно.
Если вы совсем не знакомы с Access, я бы порекомендовал перейти к плану подготовки к Access 2003.
