Будь то командировки или налоги, вам может понадобиться заполнить форму расходов в какой-то момент. Если у вас нет компании или консультанта, который предоставляет шаблон для вас, вы можете создать его, используя шаблон, предоставленный Word.
Настройка формы расходов
Подача отчета о расходах является необходимой частью любой командировки. В то время как у каждой компании могут быть свои собственные правила в отношении возмещения расходов, общая структура формы (и элементы в ней) будут оставаться достаточно последовательными, независимо от того, где вы находитесь.
Если вы заполняете форму расходов для вашей компании, сначала выясните, есть ли у них рекомендации, которым вы должны следовать, или шаблон, который вы должны использовать.
Если вам нужно создать собственную форму расходов, Word предоставляет довольно хороший шаблон для начала работы. Хотя это может не совсем соответствовать вашим требованиям, это хорошее место для начала.
Сначала откройте Word. В левой части всплывающего окна нажмите «Создать».
Поиск «расход» в строке поиска.
Нажмите «Ввод», чтобы отобразить доступный шаблон, а затем щелкните результат.
Появится новое окно, содержащее название и описание шаблона, а также предварительный просмотр шаблона. Нажмите «Создать».
Ваш новый шаблон формы расходов появится. Взгляните на это и отредактируйте необходимые детали. Убедитесь, что цвета и типография соответствуют визуальным рекомендациям вашей компании.
После внесения соответствующих изменений вы можете сохранить шаблон, пока не будете готовы отслеживать свои расходы. Вероятно, будет хорошей идеей записывать все по ходу дела, вместо того, чтобы ждать окончания поездки и делать все сразу, так как легко забыть что-то, что вы, возможно, приобрели за несколько дней до этого.
Вот самые распространенные статьи расходов, которые люди обычно отслеживают:
- Гостиница
- Транспорт (это включает авиабилеты, общественный транспорт, арендную плату и иногда пробег)
- топливо
- питание
- Телефон (многие компании требуют, чтобы вы приобрели SIM-карту для местной связи, в то время как другие могут платить за роуминг)
- Развлечения (Это относится к категории «разумного возмещения». Вероятно, неплохо бы получить предварительное одобрение, прежде чем вывести своих клиентов на хорошее время. Если вы этого не сделаете, то убедитесь, что вы не выходите за борт, как это может быть) представить проблемы с вашей компанией.)
- Разнообразный
Как правило, перед поездкой всегда лучше получить предварительное одобрение расходов, чтобы избежать конфликта при возмещении после того, как вы уже потратили деньги. Кроме того, помните об ограничении расходов компании в зависимости от местоположения. Большинство компаний будут предоставлять повышенные лимиты расходов, если вы едете в какое-то место, где вещи стоят дороже.
Удостоверьтесь, что вы не отставали от всех своих квитанций, документировали все свои расходы, заполняли отчет о расходах, и у вас все получится!
