Возможно, вы используете Microsoft Excel для аккуратной организации списка рассылки. Однако, когда вы будете готовы печатать почтовые ярлыки, вам нужно будет использовать объединение писем, чтобы создать их в Word из списка Excel. Вот как.
Шаг первый: подготовьте свой список рассылки
Если вы уже создали список рассылки в Excel, тогда вы можете спокойно пропустить этот тест. Если вы еще не создали список, несмотря на то, что в Excel отсутствует функция почтовой метки, мы по-прежнему настоятельно рекомендуем использовать Excel, поскольку он лучше организует и поддерживает данные, чем таблицы Word.
Первое, что вам нужно сделать, это создать заголовок столбца, соответствующий данным, которые идут в каждом столбце. Поместите эти заголовки в первый ряд каждого столбца.
Какие заголовки вы включаете, зависит от того, какую информацию вы планируете использовать в почтовых ярлыках. Названия всегда хороши, но важно, чтобы вы знали, какой заголовок человек получает, прежде чем создавать ярлыки. Кроме того, если ваш список предназначен для компаний, а не отдельных лиц, вы можете опустить заголовки «Имя» и «Фамилия» и просто использовать вместо «Название компании». Чтобы правильно проиллюстрировать эти шаги, мы приведем личный список рассылки в этом примере. Наш список будет включать следующие заголовки:
- Имя
- Фамилия
- Адрес улицы
- город
- государственный
- Почтовый индекс
Это стандартная информация, которую вы найдете на почтовых ярлыках. Вы даже можете вставить изображения в почтовые ярлыки, если хотите, но этот шаг будет позже в Word.
Как только вы закончили создание заголовков, продолжайте вводить данные. Когда вы закончите, ваш список должен выглядеть примерно так:
Сохраните свой список и перейдите к Microsoft Word.
Шаг второй: настройка меток в Word
Откройте пустой документ Word. Затем перейдите на вкладку «Рассылки» и выберите «Начать слияние».
В раскрывающемся меню выберите «Метки».
Откроется окно «Параметры метки». Здесь вы можете выбрать торговую марку и номер продукта. После завершения нажмите «ОК».
Контуры вашего ярлыка теперь появятся в Word.
Примечание. Если контуры ярлыка не отображаются, перейдите в раздел “Дизайн”> “Границы” и выберите “Просмотр линий сетки”.
Шаг третий: подключите свой рабочий лист к ярлыкам Word
Прежде чем вы сможете перенести данные из Excel на ваши метки в Word, вы должны соединить их. Вернувшись на вкладку «Почтовые рассылки» в документе Word, выберите опцию «Выбрать получателей».
Появится раскрывающееся меню. Выберите «Использовать существующий список».
Windows File Explorer появится. Используйте его, чтобы найти и выбрать файл списка рассылки. Выбрав файл, нажмите «Открыть».
Откроется окно «Выбор таблицы». Если в вашей книге несколько листов, они появятся здесь. Выберите тот, который содержит ваш список. Убедитесь, что включена опция «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если ее еще нет, и нажмите «ОК».
Ваши ярлыки теперь связаны с вашим рабочим листом.
Шаг четвертый: Добавьте поля слияния в метки
Теперь пришло время добавить поля слияния в ярлыки Word. Выберите первую метку, перейдите на вкладку «Почтовые рассылки» и нажмите «Блокировка адреса».
В открывшемся окне «Вставить блок адресов» нажмите кнопку «Сопоставить поля».
Откроется окно «Match Fields». В группе «Требуется для блокировки адреса» убедитесь, что каждый параметр соответствует столбцу в вашей книге. Например, «Имя» должно совпадать с «Имя» и так далее. Убедившись, что все настроено правильно, нажмите «ОК».
Вернитесь в окно «Вставить блок адреса», проверьте предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все выглядит хорошо, и нажмите «ОК».
<> теперь появится в вашем первом ярлыке.
Вернитесь на вкладку «Почтовые рассылки» и нажмите «Обновить ярлыки».
После выбора <> должен появиться на каждом ярлыке.
Теперь вы готовы выполнить слияние.
Шаг пятый: Выполнение слияния
Теперь смотреть, как происходит волшебство. На вкладке «Почтовые рассылки» нажмите «Готово и объединить».»
В раскрывающемся меню выберите «Редактировать отдельные документы».
Откроется окно «Слияние с новым документом». Выберите «Все» и нажмите «ОК».
Ваш список из Excel теперь будет объединен с метками в Word.
Все, что осталось сделать, это распечатать этикетки и отправить свою почту!
