Как создать почтовые метки в Word из списка Excel

Возможно, вы используете Microsoft Excel для аккуратной организации списка рассылки. Однако, когда вы будете готовы печатать почтовые ярлыки, вам нужно будет использовать объединение писем, чтобы создать их в Word из списка Excel. Вот как.

Шаг первый: подготовьте свой список рассылки

Если вы уже создали список рассылки в Excel, тогда вы можете спокойно пропустить этот тест. Если вы еще не создали список, несмотря на то, что в Excel отсутствует функция почтовой метки, мы по-прежнему настоятельно рекомендуем использовать Excel, поскольку он лучше организует и поддерживает данные, чем таблицы Word.

Первое, что вам нужно сделать, это создать заголовок столбца, соответствующий данным, которые идут в каждом столбце. Поместите эти заголовки в первый ряд каждого столбца.

Какие заголовки вы включаете, зависит от того, какую информацию вы планируете использовать в почтовых ярлыках. Названия всегда хороши, но важно, чтобы вы знали, какой заголовок человек получает, прежде чем создавать ярлыки. Кроме того, если ваш список предназначен для компаний, а не отдельных лиц, вы можете опустить заголовки «Имя» и «Фамилия» и просто использовать вместо «Название компании». Чтобы правильно проиллюстрировать эти шаги, мы приведем личный список рассылки в этом примере. Наш список будет включать следующие заголовки:

  • Имя
  • Фамилия
  • Адрес улицы
  • город
  • государственный
  • Почтовый индекс

Это стандартная информация, которую вы найдете на почтовых ярлыках. Вы даже можете вставить изображения в почтовые ярлыки, если хотите, но этот шаг будет позже в Word.

Как только вы закончили создание заголовков, продолжайте вводить данные. Когда вы закончите, ваш список должен выглядеть примерно так:

Сохраните свой список и перейдите к Microsoft Word.

Шаг второй: настройка меток в Word

Откройте пустой документ Word. Затем перейдите на вкладку «Рассылки» и выберите «Начать слияние».

В раскрывающемся меню выберите «Метки».

Откроется окно «Параметры метки». Здесь вы можете выбрать торговую марку и номер продукта. После завершения нажмите «ОК».

Контуры вашего ярлыка теперь появятся в Word.

Примечание. Если контуры ярлыка не отображаются, перейдите в раздел «Дизайн»> «Границы» и выберите «Просмотр линий сетки».

Шаг третий: подключите свой рабочий лист к ярлыкам Word

Прежде чем вы сможете перенести данные из Excel на ваши метки в Word, вы должны соединить их. Вернувшись на вкладку «Почтовые рассылки» в документе Word, выберите опцию «Выбрать получателей».

Появится раскрывающееся меню. Выберите «Использовать существующий список».

Windows File Explorer появится. Используйте его, чтобы найти и выбрать файл списка рассылки. Выбрав файл, нажмите «Открыть».

Откроется окно «Выбор таблицы». Если в вашей книге несколько листов, они появятся здесь. Выберите тот, который содержит ваш список. Убедитесь, что включена опция «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если ее еще нет, и нажмите «ОК».

Ваши ярлыки теперь связаны с вашим рабочим листом.

Шаг четвертый: Добавьте поля слияния в метки

Теперь пришло время добавить поля слияния в ярлыки Word. Выберите первую метку, перейдите на вкладку «Почтовые рассылки» и нажмите «Блокировка адреса».

В открывшемся окне «Вставить блок адресов» нажмите кнопку «Сопоставить поля».

Откроется окно «Match Fields». В группе «Требуется для блокировки адреса» убедитесь, что каждый параметр соответствует столбцу в вашей книге. Например, «Имя» должно совпадать с «Имя» и так далее. Убедившись, что все настроено правильно, нажмите «ОК».

Вернитесь в окно «Вставить блок адреса», проверьте предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все выглядит хорошо, и нажмите «ОК».

<> теперь появится в вашем первом ярлыке.

Вернитесь на вкладку «Почтовые рассылки» и нажмите «Обновить ярлыки».

После выбора <> должен появиться на каждом ярлыке.

Теперь вы готовы выполнить слияние.

Шаг пятый: Выполнение слияния

Теперь смотреть, как происходит волшебство. На вкладке «Почтовые рассылки» нажмите «Готово и объединить».»

В раскрывающемся меню выберите «Редактировать отдельные документы».

Откроется окно «Слияние с новым документом». Выберите «Все» и нажмите «ОК».

Ваш список из Excel теперь будет объединен с метками в Word.

Все, что осталось сделать, это распечатать этикетки и отправить свою почту!

Оцените статью
TutoryBird.Ru
Добавить комментарий