Как связать или встроить лист Excel в документ Word

Иногда вы хотите включить данные в электронную таблицу Excel в ваш документ Microsoft Word. Есть несколько способов сделать это, в зависимости от того, хотите ли вы поддерживать соединение с исходным листом Excel. Давайте взглянем.

В чем разница между компоновкой и встраиванием?

На самом деле у вас есть три варианта включения электронной таблицы в документ Word. Во-первых, просто скопируйте эти данные из электронной таблицы, а затем вставьте их в целевой документ. По большей части это работает только с действительно простыми данными, потому что эти данные просто становятся базовой таблицей или набором столбцов в Word (в зависимости от выбранного параметра вставки).

Хотя иногда это может быть полезно, два других ваших варианта – связывание и встраивание – гораздо более эффективны, и мы собираемся показать вам, как это сделать в этой статье. И то и другое очень похоже, потому что в итоге вы вставляете настоящую электронную таблицу Excel в целевой документ. Он будет выглядеть как лист Excel, и вы можете использовать инструменты Excel для управления им. Разница заключается в том, как эти два параметра обрабатывают их связь с этой исходной электронной таблицей Excel:

  • Если вы связываете лист Excel в документе, целевой документ и исходный лист Excel поддерживают соединение. Если вы обновите файл Excel, эти обновления автоматически отобразятся в целевом документе.
  • Если вы внедрите лист Excel в документ, это соединение будет разорвано. Обновление исходного листа Excel не приводит к автоматическому обновлению данных в целевом документе.

Конечно, у обоих методов есть свои преимущества. Одним из преимуществ связывания документа (кроме поддержания соединения) является то, что он уменьшает размер файла документа Word, поскольку данные в основном все еще хранятся в листе Excel и отображаются только в Word. Одним из недостатков является то, что исходный файл электронной таблицы должен оставаться в том же месте. Если это не так, вам придется связать его снова. А поскольку он опирается на ссылку на исходную электронную таблицу, он не очень полезен, если вам нужно распространить документ среди людей, у которых нет доступа к этому местоположению.

С другой стороны, встраивание документа увеличивает размер документа Word, потому что все эти данные Excel фактически встроены в файл Word. Есть несколько явных преимуществ для встраивания. Например, если вы распространяете этот документ среди людей, которые могут не иметь доступа к исходному листу Excel, или если документ должен показывать этот лист Excel в определенный момент времени (а не обновляться), встраивая (и нарушая подключение к исходному листу) имеет больше смысла.

Итак, учитывая все это, давайте посмотрим, как связать и вставить лист Excel в Microsoft Word.

Как связать или вставить лист Excel в Microsoft Word

Связать или внедрить рабочий лист Excel в Word на самом деле довольно просто, и процесс создания любого из них практически идентичен. Начните с открытия рабочего листа Excel и документа Word, который вы хотите редактировать одновременно.

В Excel выберите ячейки, которые вы хотите связать или встроить. Если вы хотите связать или внедрить всю рабочую таблицу, нажмите на поле в месте соединения строк и столбцов в верхнем левом углу, чтобы выбрать весь лист.

Скопируйте эти ячейки, нажав CTRL + C в Windows или Command + C в macOS. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши любую выбранную ячейку, а затем выбрать опцию «Копировать» в контекстном меню.

Теперь переключитесь на документ Word и щелкните, чтобы поместить точку вставки туда, куда вы хотите поместить связанный или встроенный материал. На вкладке «Главная» ленты нажмите стрелку вниз под кнопкой «Вставить», а затем выберите команду «Специальная вставка» в раскрывающемся меню.

Откроется окно «Специальная вставка». И именно здесь вы найдете единственный функционал, отличный от процессов связывания или встраивания файла.

Если вы хотите встроить свою электронную таблицу, выберите параметр «Вставить» слева. Если вы хотите связать свою электронную таблицу, выберите параметр «Вставить ссылку». Серьезно, вот и все. Этот процесс в остальном идентичен.

Какой бы вариант вы ни выбрали, затем выберите «Объект Microsoft Excel Worksheet» в поле справа и нажмите кнопку «ОК».

И вы увидите свой лист Excel (или выбранные ячейки) в своем документе Word.

Если вы связали данные Excel, вы не можете редактировать их непосредственно в Word, но вы можете дважды щелкнуть в любом месте на них, чтобы открыть исходный файл электронной таблицы.И любые обновления, которые вы вносите в эту исходную электронную таблицу, затем отражаются в вашем документе Word.

Если вы внедрили данные Excel, вы можете редактировать их непосредственно в Word. Дважды щелкните в любом месте таблицы, и вы останетесь в том же окне Word, но лента Word будет заменена лентой Excel, и вы сможете получить доступ ко всем функциям Excel. Это круто.

А если вы хотите прекратить редактирование электронной таблицы и вернуться к элементам управления Word, просто щелкните в любом месте за пределами электронной таблицы.

Примечание. Если вы работаете с документом Word и хотите добавить электронную таблицу, которую вы еще не создали, вы можете это сделать. Вы можете вставить таблицу Excel прямо из выпадающего меню «Таблица» на ленте.

Оцените статью
TutoryBird.Ru
Добавить комментарий