Как записать макросы и автоматизировать утомительные задачи в Microsoft Word

Макросы – это базовые части программирования, которые позволяют нажимать быстрые кнопки или сочетания клавиш для запуска предварительно записанного действия. Вот как можно сделать простые в Word.

Что такое макрос?

Макрос – это просто запись последовательности нажатий кнопок, нажатий и набора текста. Когда вы записываете макрос, вы просто нажимаете «запись», выполняете действия, которые хотите автоматизировать, останавливаете запись, позволяете Word создавать программы для вас, а затем назначаете макрос кнопке или сочетанию клавиш. Всякий раз, когда вы хотите выполнить эту серию действий в будущем, вы просто активируете макрос.

Вы можете использовать макросы для всех видов вещей. Честно говоря, возможности в значительной степени безграничны. Например, вы можете настроить макрос, который создает новый нижний колонтитул с информацией о вашей компании, форматирует текст так, как вам нравится, и даже вставляет номера страниц. Итак, почему бы просто не сделать это, используя шаблон с некоторым шаблонным текстом? Ну, ты можешь. Но что происходит, когда у вас есть существующий документ, в который вы хотите добавить этот материал?

Вы также можете создавать макросы для вставки уже отформатированных таблиц определенного размера, поиска определенного стиля абзаца или просто вставки некоторого текста.

Мы собираемся использовать самый простой пример вставки некоторого текста, чтобы показать вам, как записать макрос. Но используйте свое воображение и экспериментируйте. Вы будете удивлены, сколько вы можете сделать с ними.

Как записать макрос

Сначала создайте новый пустой документ Word для работы. Вы сможете сохранить свои макросы в общесистемной базе данных, поэтому вам не нужно создавать новые для каждого документа, с которым вы работаете. В чистом документе перейдите на вкладку «Вид» на ленте, откройте раскрывающееся меню «Макросы», а затем нажмите команду «Запись макроса».

Затем дайте вашему макросу подходящее имя и введите краткое описание. Это важный шаг, особенно если вы планируете делать много макросов. Для нашего примера, мы собираемся создать своего рода вставку текста шутки, которая набирает имя: «Lwaxana Troi, Дочь Пятого Дома, обладатель Священной Чаши Рикса, наследник Святых Колец Бетаз» – то, что мы не хотел бы печатать снова и снова, если бы это был наш полный заголовок.

Выберите, назначить ли ваш макрос кнопке или сочетанию клавиш. И, наконец, выберите, где хранить ваш макрос. По умолчанию он хранится в главном шаблоне Word (файл с именем Normal.dotm), чтобы вы могли использовать его во всех своих документах. Но вы также можете сохранить его только в текущем документе, если хотите. Нажмите кнопку «ОК», когда вы закончите.

Ради этого объяснения мы покажем вам процесс создания кнопки и клавиатуры. И обратите внимание, что вы всегда можете нажать кнопку меню «Макросы» и отредактировать эти настройки позже, если вы хотите изменить их.

Если вы выберете опцию «Кнопка», у вас появится экран, на котором вы сможете выбрать, где сохранить новую кнопку. По умолчанию он помещается на панель быстрого доступа. Щелкните имя макроса в левом столбце, а затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить макрос в список кнопок для панели инструментов, показанной справа. Когда вы закончите, нажмите кнопку «ОК».

Если вы назначаете макрос для сочетания клавиш, вместо этого вы увидите экран ниже. Убедитесь, что имя макроса выбрано на панели «Команды», щелкните внутри поля «Нажать новую комбинацию клавиш», а затем нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать. Вы можете выбрать практически любую комбинацию клавиш Ctrl, Alt, Shift и любой другой первичной клавиши, но имейте в виду, что вам понадобится тот, который еще не назначен ярлыку Word или Windows/macOS.

Для нашего макроса Joke Star Trek мы собираемся удерживать Ctrl, затем нажать L, отпустить L и затем нажать T – все без отпускания Ctrl. Результирующий ярлык выражается как «Ctrl + L, T». Это расширение из нескольких букв является способом избежать конфликтов с общими ярлыками по умолчанию. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Назначить», а затем нажмите кнопку «Закрыть».

Теперь вы вернулись в основной интерфейс Word. Программа находится в режиме записи, поэтому выполняйте любые действия, которые вам нравятся. Вы можете нажимать кнопки, открывать меню, вставлять объекты – вы называете это. Word наблюдает и записывает все, что вы делаете, как макрос. И не беспокойтесь о том, что не торопитесь. Word на самом деле не дублирует эти действия со скоростью, с которой вы их выполняете. Вместо этого он принимает фактические действия, которые вы делаете, и создает скрипт для их запуска.

Для нашего примера мы просто повторяем наше довольно занудное имя и заголовок:

При создании макроса вы можете нажать кнопку «Приостановить запись», если вам нужно что-то настроить или сделать несколько быстрых заметок. Нажмите кнопку «Восстановить рекордер», чтобы продолжить работу над макросом.

Когда вы закончите, снова откройте раскрывающееся меню «Макросы», а затем нажмите команду «Остановить запись».

Это оно. Word создает макрос из вашей записи и сохраняет его в виде кнопки или сочетания клавиш (независимо от того, что вы решили).

Чтобы запустить макрос, нажмите назначенную кнопку или нажмите сочетание клавиш, которое вы определили. Если вы выбрали вариант кнопки, вы увидите свою кнопку макроса на «Панели быстрого доступа» в самом верху окна.

Очевидно, это очень простой пример, который мы вам дали. Вы можете использовать Word для создания довольно сложных макросов. Опытные пользователи могут даже вручную программировать свои собственные (или вручную настраивать свои записанные макросы). Но это руководство должно, по крайней мере, помочь вам начать создавать некоторые основные макросы.

Изображение предоставлено: Mopic/Shutterstock

Оцените статью
TutoryBird.Ru
Добавить комментарий