Как уменьшить размер файла презентации PowerPoint

Учитывая, что презентации Microsoft PowerPoint обычно сопровождаются тоннами изображений, картинок, встроенных видео, диаграмм, графиков и другого контента, неудивительно, что вы получаете довольно большие файлы. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы уменьшить размер файла презентации.

Большие файлы могут раздражать. Они занимают много места на диске, замедляют воспроизведение и могут привести к восстановлению электронной почты из-за превышения предельного размера файла. Вы можете предотвратить все эти вещи, уменьшив размер файла вашей презентации.

Мы упоминали об этом раньше, но первое, о чем вы подумали, рассматривая уменьшение размера файла, – это изображения – и на то есть веская причина. Файлы изображений могут быть довольно большими. Существуют шаги, которые можно предпринять для уменьшения размера, например сжатие изображений в презентации. Если вы подозреваете, что причина, по которой ваш файл PowerPoint такой большой, вызвана изображениями, обязательно прочитайте статью, написанную нами о том, как уменьшить размер документов Office, содержащих изображения.

У нас есть несколько дополнительных советов, которые нужно добавить, если вы выполнили эти шаги, но вам все равно нужно уменьшить размер файла презентации.

Преобразуйте вашу презентацию в формат PPTX

Microsoft выпустила формат PPTX в Office 2007. Тем не менее, нередки случаи, когда PPT-файлы перемещаются по кругу. Так в чем же разница между файлами PPT и PPTX? Версия PPTX сжимает весь контент в презентации. Если у вас есть файл PPT и вы конвертируете его в файл PPTX, вы заметите уменьшение размера файла.

Конвертировать файл так же просто, как нажать кнопку и выбрать тип файла. Откройте файл PPT, перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Конвертировать».

Windows File Explorer появится. Вы заметите, что тип «Сохранить как» установлен как «Презентация PowerPoint». Это тип файла PPTX. Нажмите «Сохранить».

Ваш файл PPT теперь будет преобразован в файл PPTX. Как видите, размер файла был уменьшен.

HTG Presentation 2 – это наш файл PPT, а HTG Presentation 3 – это наш файл PPTX. Простое преобразование типа файла уменьшило размер на 335 КБ.

Несмотря на то, что это не захватывающее падение размера файла, нам удалось уменьшить размер файла документа Word с 6 001 КБ до 721 КБ. Все зависит от того, что внутри файла. Если повезет, это будет единственный шаг, который вам нужно сделать. Если нет, продолжайте читать.

Вставьте свои фотографии – не копируйте и не вставляйте

Соблазнительно копировать и вставлять изображение в PowerPoint вместо использования функции вставки. Это не будет проблемой, если вас не беспокоит размер файла, но если это так, то остерегайтесь копирования и вставки – это может переформатировать ваше изображение в BMP или PNG. Почему это проблема? Оба этих формата файлов больше, чем JPG.

На приведенном выше снимке экрана видно, что размер файла PNG составляет 153 КБ по сравнению с файлом JPG размером 120 КБ того же изображения. Каждый раз, когда вы копируете и вставляете файл JPG в PowerPoint, и он конвертируется в PNG, вы добавляете в презентацию немного ненужного размера файла. Использование функции вставки гарантирует, что ваши изображения будут вставлены, как задумано.

Редактировать изображение в редакторе изображений, а не в PowerPoint

Когда вы вставляете изображение в PowerPoint, лучше всего убедиться, что оно не нуждается в каких-либо изменениях. Если он требует редактирования, вам лучше сделать это в редакторе изображений. Зачем? Когда вы используете PowerPoint для редактирования своего изображения, оно сохраняет все эти изменения как часть презентации. Например, когда вы меняете изображение на черно-белое, PowerPoint также сохраняет полноцветное изображение. Это много лишних укусов.

Если у вас нет редактора изображений (у вас есть) или вы просто обязаны использовать PowerPoint, обязательно сообщите PowerPoint об удалении всех этих избыточных данных, сохраненных из изменений. Это не сэкономит вам столько места, сколько работа в специальном редакторе, но поможет.

Сжатие всех изображений в вашей презентации

Вы можете сжимать изображения в PowerPoint по одному или все сразу. Если вы хотите сделать последнее, вот как.

Откройте презентацию, перейдите на вкладку «Файл», а затем выберите «Сохранить как» на левой панели.

Затем выберите «Дополнительные параметры», которые вы найдете в области, где вы бы назвали свой файл, и выберите тип файла.

Появится окно «Сохранить как», на этот раз с несколькими доступными опциями. Рядом с кнопкой «Сохранить» нажмите «Инструменты».

В раскрывающемся меню выберите «Сжать картинки».

Откроется окно «Сжать картинки». Здесь вы можете выбрать тип разрешения изображений (на основе PPI) в презентации. Вы также заметите, что не можете выбрать опцию «Применить только к этому изображению» в группе «Параметры сжатия». Это связано с тем, что из-за способа доступа к этому инструменту этот параметр недоступен.

Примечание. Если вы хотите сжать одно изображение, выберите его, а затем перейдите в раздел «Инструменты для работы с изображениями»> «Сжать изображения».

Когда вы будете довольны своим выбором, нажмите «ОК».

Обязательно сохраните свою презентацию позже.

Не используйте встроенные шрифты

Мы понимаем, почему вы можете захотеть встраивать шрифты – вы, возможно, делаете тематическую презентацию по «Звездным войнам», и в результате у всех, с кем вы можете поделиться этой презентацией, вряд ли будут доступны эти специальные шрифты. Внедрение шрифтов в презентацию может предотвратить проблемы в будущем, но это происходит за счет увеличения размера файлов.

В общем, если вы не уверены, что вам нужен конкретный шрифт, мы рекомендуем отключить встраивание шрифтов.

Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры» в нижней части левой панели.

На вкладке «Сохранить» снимите флажок «Вставить шрифты в файл» и нажмите «ОК».

Мы сохранили копию нашей презентации со всеми встроенными шрифтами, без встроенных шрифтов и только со шрифтами, использованными в презентации. Посмотрите на разницу, если размер файла:

Убеждены еще?

Ссылка на файлы вместо встраивания их

Учитывайте разницу в размере файла, если вы вставляете в презентацию все видео YouTube, а не ссылаетесь на него. Встраивание всего видео значительно увеличит размер вашей презентации. Несомненно, есть некоторые ценные преимущества при встраивании файла по сравнению со ссылками на него (например, когда получатель может не иметь доступа к Интернету для воспроизведения видео), но если размер файла является проблемой, просто не делайте этого.

Не сохраняйте миниатюру для презентации

Еще в то время, когда Office позволял сохранять миниатюрные изображения презентации, чтобы вы могли получить предварительный просмотр файла при поиске его в проводнике. Windows стала более сложной, поэтому для этого больше не требуется помощь приложений Office. Но опция все еще доступна.

Мы провели небольшой тест, чтобы увидеть разницу в размере файла с и без этой опции. Вот результаты:

При включенной опции миниатюр наш размер файла составил 2660 КБ. Без включенной опции размер файла был уменьшен до 2662 КБ, что позволило сэкономить 7 КБ.

Это довольно небольшое сохранение, но когда мы протестировали его с документом Word, разница была значительной: 721 КБ без включенной опции и 3247 КБ с включенной опцией.

Хотя это большой разрыв между приложениями, и не совсем понятно, почему разница так велика, этот вариант все же стоит изучить. Чтобы отключить эту функцию, откройте свою презентацию, перейдите на вкладку «Файл», затем выберите «Свойства» в правой части, затем «Дополнительные свойства».

Теперь вы находитесь на вкладке «Сводка» окна «Свойства». В нижней части окна снимите флажок «Сохранить изображение для предварительного просмотра» и нажмите «ОК».

Удалить личную и скрытую информацию из вашей презентации

Microsoft Office будет хранить вашу личную информацию (например, имя автора) и скрытые свойства в вашей презентации. Избавление от этой информации может сэкономить вам немного места.

Откройте презентацию, перейдите на вкладку «Файл», выберите «Проверка на наличие проблем», затем выберите «Проверить документ».

Откроется окно «Инспектор документов». Убедитесь, что флажок «Свойства документа и личная информация» установлен, а затем нажмите «Проверить».

В следующем окне выберите «Удалить все». Теперь информация будет удалена, что сэкономит вам несколько КБ места.

Отключить авто восстановление

Мы не обязательно рекомендуем это, и это должно использоваться только в качестве крайней меры. Автообновление – это важный инструмент в Office, и если вы потеряли документ перед сохранением, вы точно понимаете, что мы имеем в виду.

Каждый раз, когда Office использует функцию автоматического восстановления, он добавляет немного к размеру файла. Чтобы отключить автоматическое восстановление, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры» в нижней части левой панели.

На вкладке «Сохранить» окна «Параметры» снимите флажок «Сохранить данные автоматического восстановления каждые XX минут».

Если вы сразу же сохраните и выйдете из презентации, вы не заметите разницы. Однако со временем, по мере продолжения презентации, функция автоматического восстановления добавит КБ в ваш файл.

Скопируйте все в новую презентацию

Пока вы создаете презентацию, PowerPoint будет сохранять различные вещи в фоновом режиме, чтобы помочь вам. Мы упоминали, как отключить многие из этих функций, удалить данные, сохраненные PowerPoint, и т. Д., Но всегда есть вероятность, что что-то проскользнет через трещины, и PowerPoint сохранил некоторую информацию, которая вам не нужна. Копирование вашего контента в новую презентацию может стать хорошим решением проблемы.

Это может быть немного хлопотно, хотя в PowerPoint вам нужно будет копировать и вставлять каждый слайд (и мастер-слайды). Как только вы это сделаете, новая презентация не будет иметь каких-либо предыдущих сохранений фона, информации автоматического восстановления или предыдущих версий файла. В результате вы должны увидеть изменение размера файла.

Хотя мы не можем точно сказать, насколько это уменьшит размер вашего файла, поскольку каждая презентация будет отличаться, стоит попробовать.

Возможность: разархивировать презентацию и сжать ее

Как мы упоминали ранее, файл PPTX является сжатым файлом (поэтому его размер намного меньше, чем у файла старой школы PPT). Это означает, что вы можете открыть его с помощью такого инструмента, как 7-Zip или WinRar, извлечь все файлы из вашего PPTX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать архив с расширением PPTX.

У нас здесь были некоторые проблемы.

При тестировании Роба с документом Word он успешно уменьшил размер файла с 721 КБ до 72 КБ. Однако, это повредило файл в процессе. В моем тестировании с моим файлом размером 2,614 КБ он не повредил его, а только уменьшил его до 2594 КБ – всего 20 КБ. Мы не уверены, что здесь происходит, поэтому, если вы хотите попробовать, обязательно сделайте резервную копию вашего файла, прежде чем сделать это.

Вот и все советы, которые мы получили, чтобы уменьшить размер вашей презентации PowerPoint. Мы всегда ищем новые и интересные способы уменьшить размер наших файлов, поэтому, если у вас есть какие-либо советы, сообщите нам об этом в разделе комментариев, и мы будем рады их протестировать!