Outlook позволяет добавлять дату истечения срока действия к отправляемой или получаемой электронной почте. По истечении срока годности электронное письмо будет отображаться в другом формате, и вы можете использовать встроенные в Outlook инструменты для автоматического управления просроченной электронной почтой.
Даты истечения применяются только к электронным письмам, а не к календарным событиям или задачам, поскольку у этих элементов есть свои собственные даты, которые можно использовать для управления ими
Как установить срок действия на электронную почту
Чтобы добавить дату истечения срока действия к отправляемому вами электронному письму, вам нужно открыть окно «Свойства» для письма. Откройте электронное письмо и нажмите «Сообщение»> «Теги».
Откроется окно «Свойства» для электронной почты, к которому также можно получить доступ, нажав «Параметры»> «Дополнительные параметры» или «Файл»> «Свойства». Установите флажок «Срок действия истекает после», а затем выберите дату и время.
Нажмите Закрыть, чтобы вернуться к вашей электронной почте. Там не будет никаких видимых признаков того, что срок годности был добавлен, и вы можете отправить электронное письмо в обычном режиме.
Чтобы добавить дату истечения срока действия к полученному вами электронному письму, откройте его и нажмите «Сообщение»> «Теги» (или «Файл»> «Свойства»).
Это открывает окно свойств для электронной почты. Для полученного электронного сообщения не так много вариантов, как для отправляемого сообщения, но вы все равно можете установить дату и время истечения срока действия.
Что делает срок годности?
Итак, вы добавили дату истечения срока действия в электронное письмо. Это здорово и все, но какая польза от этого?
Даты истечения используются Outlook различными способами, чтобы помочь вам сосредоточиться на том, что важно. Письма с истекшим сроком действия обычно не так важны, как письма с истекшим сроком действия, поэтому Outlook автоматически форматирует письма с истекшим сроком действия по-другому.
Если вы смотрели на настройку условного форматирования в Outlook, то, возможно, заметили правило форматирования «Истекшие элементы».
Это правило форматирует любое электронное письмо, срок действия которого истек, серым шрифтом, а текст вычеркнут.
Это позволяет узнать, что срок действия электронного письма истек, поэтому вы можете сосредоточиться на более важных электронных письмах. Если вы отправили электронное письмо с датой истечения срока действия, это форматирование будет применено и в Outlook получателя, но в других почтовых клиентах, таких как Thunderbird, или в веб-приложениях, таких как Gmail или Yahoo! Почта, будет игнорировать дату и ничего не делать с ней.
Вы также можете добавить в папку столбец, который показывает дату истечения срока действия любого электронного письма. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца в папке, в которую вы хотите добавить столбец, и выберите «Выбор поля».
Выберите «Поля даты и времени» из выпадающего списка, а затем выберите опцию «Истекает».
Перетащите элемент «Истекает» в папку, чтобы добавить его в столбцы.
Когда вы открываете просроченную электронную почту, Outlook уведомляет вас сообщением в заголовке.
Вы все еще можете ответить или переслать письмо с истекшим сроком, но если вы попытаетесь переслать его, Outlook сначала покажет вам предупреждение.
Нажмите «Да», чтобы отправить электронное письмо, или «Нет», чтобы отменить.
Использование даты истечения срока для управления вашей электронной почтой
Некоторые из встроенных инструментов Outlook также используют даты истечения срока действия. Если вы настроили автоархивирование в Outlook, вы могли заметить опцию «Удалить просроченные элементы (только папка электронной почты)».
Если это включено, то AutoArchive удалит или переместит (в зависимости от других настроек) любые электронные письма, где прошла дата. Это отличный способ автоматического удаления просроченных писем и предотвращения их загромождения в почтовом ящике.
Если вы не хотите, чтобы ваши письма с истекшим сроком были удалены или перемещены, но вы также не хотите видеть их в Outlook, вы можете установить правила синхронизации Outlook, чтобы предотвратить их загрузку с почтового сервера Exchange.
Когда вы создаете свой фильтр синхронизации, нажмите вкладку «Дополнительно», а затем кнопку «Поле».
Выберите поля Дата/Время> Истекает в меню. Поле доступно также в опциях «Все почтовые поля» и «Все почтовые поля».
Установите «Условие» на «Вкл. Или раньше» и «Значение» на «Вчера», а затем нажмите «Добавить в список».
Это отфильтрует все просроченные задачи, поэтому, если они истекли вчера или ранее, они не будут синхронизированы с Outlook и не появятся в вашем почтовом ящике. Они по-прежнему будут доступны в веб-приложении Outlook, если вы хотите их там увидеть.
Вы не можете настроить правила для автоматического добавления дат истечения срока действия к входящей электронной почте или создать быстрый шаг, который применяет дату истечения срока действия одним нажатием кнопки, но вы можете автоматически добавить дату истечения срока действия ко всем исходящим электронным письмам. Нажмите «Файл»> «Параметры»> «Mail», прокрутите вниз до пункта «Отправка сообщений» и включите «Пометить электронные письма как истекшие через столько дней».
Введите количество дней, по истечении которых вы хотите, чтобы срок действия сообщений истек, и нажмите «ОК». Это автоматически добавит дату окончания срока действия ко всем отправленным вами электронным письмам.
Даты истечения – это полезный способ управления вашими приоритетами и почтовым ящиком с помощью слабо освещенных сообщений, которые больше не актуальны и позволяют использовать инструменты Outlook для удаления или скрытия ненужных сообщений. Это еще один инструмент в борьбе за предотвращение выхода из-под контроля вашего почтового ящика и очень полезный инструмент.
