Если вы скажете нам, что электронная почта вышла из моды, мы попросим вас взглянуть на наши почтовые ящики. Возможность разбираться и организовывать беспорядок в сообщениях, которые поступают ежедневно, является достаточно важным для поддержания работоспособности на рабочем месте.
Это не только спам. Спам все еще существует, досадный факт жизни, но есть способы справиться с этим. Это подавляющее большинство других электронных писем, которые мы получаем – обновления о программном обеспечении, приглашения на события, списки рассылки, на которые мы [подписаны] подписаны, но никогда не забываем отписаться от них – все это требует некоторого способа организации, сортировки и хранения сообщений в нужном месте. будь то назначенная папка или корзина.
Мы довольно много говорили об Outlook, включая основы электронной почты, такие как создание и отправка, способы добавления и получения вложений, а также импорт контактов и управление адресными книгами. Мы хотим обратить наше внимание сейчас на более широкую картину, сосредоточившись на управлении входящими сообщениями.
Освоение вашего Outlook Входящие
Outlook имеет множество встроенных функций, которые помогут вам фильтровать почту в нужных местах. Для начала, если вы щелкнете правой кнопкой мыши на сообщении или мыши до ленты, вы заметите, что есть функция, называемая Quick Steps.
Если мы расширим его с ленты, мы сможем увидеть эту функцию в полном объеме.
Первое, что нужно помнить, это быстрые шаги, в основном правила (есть функция, называемая правилами, о которой мы вскоре поговорим). Второе, что нужно помнить, это то, что, в отличие от правил, которые работают за кулисами без вашего участия, быстрые шаги зависят от вашего ввода в работу.
Первое, что вы сделаете, это выберите Quick Step, который вы хотите создать. Давайте сделаем простой, чтобы проиллюстрировать нашу точку зрения.
В этом быстром шаге мы выбираем сообщение, которое мы считаем смешанным, и щелкаем по быстрому шагу, который переместит сообщение в папку «Разное» и пометит сообщение как прочитанное.
Если вы нажмете кнопку «Опции», вы увидите, как устроен Quick Step, и вы также можете отредактировать его, например, добавив или удалив детали к нему или из него.
Например, на этом снимке экрана можно удалить шаг, на котором сообщения помечаются как прочитанные, поэтому все перемещается в папку «Разное», но его состояние остается неизменным.
Так работают «Быстрые шаги», мы могли бы потратить немало времени, показывая вам различные способы их создания и реализации, но мы хотим перейти к Правилам, чтобы проиллюстрировать разницу.
Основные правила
Как мы уже упоминали, быстрые шаги – это то, над чем вы действуете, в то время как правила работают автоматически, за кулисами, в соответствии с указанными вами критериями. Когда вы нажимаете кнопку «Правила», вы должны выбрать «Создать правило…» из выпадающего списка.
Основные условия для создания правил довольно просты, и вам даже не нужно углубляться в какие-либо дополнительные параметры, поэтому давайте продолжим и рассмотрим некоторые из их более простых аспектов.
На следующем изображении видно, что вы можете направлять почту от определенных отправителей, либо в зависимости от темы или кому она отправлена. Оттуда вы можете иметь Outlook оповещать вас визуально и/или со звуком. Вы также можете переместить сообщение в определенную папку, что, в отличие от использования быстрого шага, произойдет без вашего ввода.
Если вы нажмете кнопку «Создать правило», вы увидите следующее диалоговое окно мастера.
Вы также можете нажать «Новое правило» в окне «Правила и предупреждения».
В результате откроется первое окно мастера правил, в котором вы сможете пройти весь процесс.
Правила на удивление несложны, если вы уже знаете, что вы хотите, чтобы правило делало. Нажмите «Дополнительные параметры …», и вы поймете, что мы имеем в виду. Вы не только увидите опции на основном экране «Создать правило», но и откроете для себя целый мир новых правил, которые вы можете использовать.
Представьте себе, что мы делаем Quick Step, который создали ранее, и хотим превратить его в правило. Мы хотели бы выбрать наши критерии из представленных выше вариантов, а затем нажать «Далее». В этом случае мы собираемся переместить почту, которая отправляется на нашу учетную запись TutoryBird.
На следующем экране мы выбираем опцию «переместить в указанную папку», а затем внизу нажимаем подчеркнутую ссылку «переместить ее в указанную папку». Затем нам показывают опции, которые позволят нам направлять почту в любую точку. Папка, которую мы выбираем, в данном случае это «Разное».
После нажатия «Далее» вас спросят, есть ли исключения из этого нового правила.Если нет, то вы можете нажать «Далее» и перейдете к последнему экрану, где вас попросят назвать новое правило, хотите ли вы включить его, запустить после завершения и, наконец, , вы сможете просмотреть его.
Вот и все, нажмите «Готово», и все готово. Вы можете увидеть это правило, нажав кнопку «Правила», а затем «Управление правилами и оповещениями» из выпадающего списка.
Вы можете вернуться в любое время, чтобы изменить свое правило, добавить новые, сделать копии, удалить и другие функции. Не забывайте, что если вы хотите сохранить правило, но не хотите, чтобы оно выполнялось постоянно, просто снимите флажок рядом с ним.
Если вы хотите узнать больше об автоматическом перемещении сообщений в определенную папку, рекомендуем вам ознакомиться с этой статьей.
Удаление и игнорирование сообщений электронной почты
Вы получите много сообщений электронной почты, которые вам не нужны или не нужны, будь то пересылка от чрезмерно обильного родителя или прямой спам. Сохранение вашей папки «Входящие» укрощенной и ухоженной будет большой проблемой, если вы этого не сделаете знать, как использовать инструменты в вашем распоряжении.
Как вы можете видеть на ленте, на видном месте, есть раздел, полностью посвященный удалению объектов, наиболее заметной из которых является большая кнопка «Удалить» и ее гигантский X. Вы также можете просто выбрать сообщение или группу сообщений и нажать эту кнопку или просто нажмите «Удалить» на клавиатуре.
Давайте посмотрим на этот раздел Delete еще немного и посмотрим, что еще он может предложить. Во-первых, есть кнопка «Игнорировать».
Что делает Ignore? Когда вы выбираете сообщение или разговор и нажимаете «Игнорировать», появляется диалоговое окно.
Разница между этим и простым удалением разговора заключается в том, что игнорирование его будет применяться к этому и ко всем будущим сообщениям. Это означает, что если вы находитесь в списке рассылки, а респонденты продолжают отвечать на все, вы их больше не увидите, что чертовски полезно ,
Другая известная опция – это функция очистки. При нажатии кнопки «Очистить» откроется выпадающее меню со следующими параметрами.
Какой бы вариант вы ни выбрали, вы увидите диалоговое окно с одинаковым результатом, все лишние сообщения будут выброшены.
Если вы нажмете кнопку «Настройки», вам предложат варианты очистки разговора. Как видите, вы можете использовать функцию очистки, чтобы архивировать старые избыточные разговоры в альтернативной папке, что, вероятно, является наиболее полезным вариантом здесь. Часто лучше просто архивировать материал, чем удалять его, на тот случай, если вам понадобится обратиться к нему позже.
Хотя эти функции великолепны, и мы видим в них очевидные достоинства, они не окажут большого влияния на эту нечестивую опасность для входящих сообщений: спам.
Спам, Спам Уходи !!
Спам не получает таких заголовков, как раньше, потому что по большей части современные спам-фильтры довольно хорошо справляются со своей задачей. Если вы пользуетесь Gmail или другими службами веб-почты, вы, скорее всего, не увидите их много, что не означает, что их там нет, особенно если вы допустили злосчастную ошибку, согласившись разрешить компании сообщить ваш адрес с их партнерами по маркетингу, или вы нажимаете не на то поле и по ошибке регистрируетесь, чтобы попасть в список рассылки.
Суть в том, что спам все еще существует, но Outlook дает вам способы, как мы надеемся, держать его под контролем с помощью нежелательных фильтров. Когда вы получаете сообщение, которое явно является спамом или спамом, вы можете выбрать это сообщение и нажать кнопку «Спам», чтобы открыть раскрывающийся список опций. Для нежелательных сообщений вы выберете «Заблокировать отправителя», но для всего остального вам нужно будет настроить параметры нежелательной почты.
Чем более ограничен ваш уровень фильтрации, тем больше шансов, что то, что вы действительно хотите или должны увидеть, может быть случайно отфильтровано. Если это произойдет, вам нужно обработать затронутые электронные письма, используя варианты, показанные на предыдущем снимке экрана.
Хорошей идеей будет потратить некоторое время на изучение параметров нежелательной почты. Вы можете настроить белые списки от определенных отправителей и от определенных получателей, явно блокируя отправителей, которым, как вы знаете, вы не доверяете.
Сохранение вашего почтового ящика скудным и подлым требует преданности и внимания к деталям. Если честно, несколько хорошо разработанных правил могут компенсировать большую работу, но всегда будут новые проблемы. Запомните эти инструменты – Быстрые шаги, Правила, игнорирование и Фильтры нежелательной почты – и вы хорошо освоите свою электронную почту.
Давай услышим от тебя сейчас. Расскажите нам о ваших любимых быстрых шагах и правилах или о том, как вы справляетесь со спамом.Наш дискуссионный форум открыт, поэтому одолжите нам свои комментарии и вопросы.
