Вы можете сохранять свои электронные письма Outlook, контакты и встречи в виде отдельных файлов. Сохранение этих элементов может помочь вам быстрее и легче получить к ним доступ позже. Это удобный способ для резервного копирования или обмена определенными сообщениями, или просто сделать их легко доступными.
Как сохранить сообщение электронной почты в виде файла
Во-первых, давайте посмотрим, как сохранять сообщения в виде файлов в Outlook. Это может быть полезно, если вам нужна резервная копия электронного письма на вашем компьютере (или для копирования на другой компьютер), или если вы хотите использовать сообщение в качестве шаблона для будущих сообщений позже.
Начните с открытия сообщения, которое вы хотите сохранить. В окне электронной почты щелкните меню «Файл» на ленте.
Выберите команду «Сохранить как».
В меню «Сохранить как» перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить файл, а затем введите имя файла. По умолчанию Outlook присваивает ему имя в строке темы сообщения, но вы можете изменить его на любое другое.
Вы также можете сохранить сообщение в виде файлов различных типов, используя раскрывающееся меню «Тип файла». По умолчанию используется формат сообщений Outlook. Если вы выберете это, вы можете просто дважды щелкнуть файл, чтобы снова открыть его в Outlook. Но есть и несколько других вариантов, которые вы можете выбрать:
- Только текст . Когда вы сохраняете свое сообщение как текстовый файл, вы просто сохраняете слова, а не форматирование или изображения.
- Шаблон Outlook . Сохранение сообщения в виде шаблона Outlook означает, что вы можете применить форматирование к будущим сообщениям электронной почты. Когда вы открываете файл, Outlook создает новое сообщение с содержимым файла, которое вы затем можете адресовать и отправлять в пути.
- HTML . Сохранение сообщения в виде документа HTML означает, что вы сохраняете свою электронную почту для просмотра на веб-странице. Вы сможете открыть сообщение в любом веб-браузере.
- MHT . Файл MHT – это файл архива веб-страницы. Как и HTML-файл, он предназначен для просмотра в веб-браузере. В отличие от MHT-файла, HTML-файл сохраняет весь текст, код, изображения и другие медиафайлы в одном файле.
Когда вы закончите, нажмите кнопку «Сохранить».
И ваше сообщение теперь сохраняется в виде файла.
Как сохранить сообщение электронной почты в формате PDF
Вы также можете сохранить свою электронную почту в формате PDF, используя встроенный в принтер Microsoft Office PDF. Сохранение в формате PDF – это отличный способ сохранить резервную копию сообщения, которое вы сможете прочитать со всем правильным форматированием.
В окне сообщения выберите меню «Файл» на ленте.
Нажмите на команду «Печать».
Нажмите раскрывающееся меню «Принтер», а затем выберите «Microsoft Print to PDF».
Обратите внимание, что если на вашем компьютере установлено другое приложение для создания PDF-файлов (или вы используете macOS), параметры могут отличаться. Например, если у вас установлен Adobe, вы, скорее всего, увидите опцию «Adobe PDF». Это будет работать так же хорошо.
Далее нажмите кнопку «Печать».
В открывшемся окне «Сохранить PDF как» выберите, где вы хотите сохранить PDF, введите имя файла и нажмите кнопку «Сохранить».
Теперь вы сохранили свою электронную почту в формате PDF.
И обратите внимание, что, поскольку вы просто печатаете на движке рендеринга PDF, этот же прием работает точно так же, как при сохранении любого элемента в Outlook (контактов, встреч и т. Д.) В PDF.
Как сохранить контакт в виде файла
Вы также можете сохранить контакты в виде файлов, используя Outlook. Он работает почти так же, как сохранение сообщений, и может быть полезен для резервного копирования отдельных контактов или перемещения их на новый компьютер. Контакты также сохраняются как файлы Vcard (CVF) – формат, используемый многими другими приложениями, которые работают с контактами. Это также упрощает передачу контакта в другое приложение или отправку информации о контакте кому-либо еще, чтобы они могли импортировать ее в любое используемое приложение.
В окне контактов нажмите «Файл» на главной ленте.
Нажмите кнопку «Сохранить как».
В окне «Сохранить как» перейдите туда, где вы хотите сохранить файл контакта, и измените имя, если хотите.
Как и в случае с сообщениями, вы можете выбрать несколько различных форматов файлов здесь из выпадающего меню «Сохранить как тип»:
- Только текст . Когда вы сохраняете контакт как текстовый файл, вы просто сохраняете слова, а не форматирование или изображения.
- Формат Rich Text . Сохранение вашего контакта в виде файла Rich Text означает, что вы можете сохранить в своем файле несколько различных типов форматирования, таких как жирный шрифт и курсив, а также изображения. Этот формат может быть полезен, если у вас есть изображение с вашей карточкой контакта.
- Формат сообщения Outlook . Когда вы сохраняете свой контакт в формате сообщения Outlook, вы можете открыть его в Outlook (даже на другом компьютере), и он будет работать как любой другой контакт Outlook. Но тогда, он будет вести себя так же, если вы сохраните его в формате VCF по умолчанию, поэтому здесь нет особых преимуществ.
Когда вы закончите, нажмите кнопку «Сохранить».
Теперь вы сохранили свой контакт в виде файла.
Как сохранить встречу (или весь календарь) в виде файла
Как и в случае с другими элементами Outlook, вы также можете сохранять свои встречи в виде файлов. Несмотря на то, что резервное копирование сохраненных копий отдельных встреч не так полезно, Outlook поддерживает стандарт vCalendar, то есть вы можете сохранить встречу, отправить ее кому-то другому, а затем импортировать в другое поддерживаемое приложение.
Откройте встречу, которую хотите сохранить. В окне встречи выберите меню «Файл» на ленте.
Нажмите кнопку «Сохранить как».
Перейдите туда, где вы хотите сохранить файл встречи, а затем дайте ему имя.
Как и в случае с сообщениями и контактами, вы можете выбрать несколько различных форматов файлов из выпадающего меню «Тип файла»:
- Только текст . Когда вы сохраняете встречу как текстовый файл, вы просто сохраняете слова, а не форматирование или изображения.
- Шаблон Outlook . Сохранение вашей встречи в качестве шаблона Outlook означает, что вы можете применить форматирование к будущим календарям или календарным встречам.
- Формат сообщения Outlook . При сохранении встречи в формате сообщения Outlook ее можно снова открыть в Outlook, даже на другом компьютере.
- HTML . Сохранение вашего сообщения в виде HTML-документа означает, что вы сохраняете свою встречу для просмотра на веб-странице.
- MHT . Файл MHT – это файл архива веб-страницы. Как и HTML-файл, он предназначен для просмотра в веб-браузере. В отличие от MHT-файла, HTML-файл сохраняет весь текст, код, изображения и другие медиафайлы в одном файле.
- Формат iCalendar: iCalendar – это еще один стандарт календаря, который позволяет передавать информацию календаря в различные приложения календаря.
Выберите, хотите ли вы сохранить отдельную встречу или весь календарь. Сохранение всего календаря сохранит все данные в текущем календаре Outlook.
Когда вы закончите, нажмите кнопку «Сохранить».
И теперь вы успешно сохранили свою встречу или календарь.
